Formation Initiale
La solution Gonexa Doc est la solution historique de Gonexa permettant de générer un document à partir d'un modèle au format .docx .xlsx .pptx .pdf
Conditions d'affichage dans Word
Mettez du dynamisme dans vos modèles en créant des conditions d'affichage de paragraphes, d'images ou n'importe quel élément dans votre document.
Nous allons décomposer la formation en 2 étapes simples :
- Création d'une condition simple pour comprendre le principe
- Voir des cas d'usage réels que nous rencontrons régulièrement
Pré-requis
- Avoir un modèle déjà prêt avec l'objet principal et un objet enfant configuré
- Utiliser un modèle word, attention cette fonctionnalité n'est pas disponible dans Google Doc
- Avoir les champs "adresse d'expédition" et "adresse de facturation" présents dans le modèle
Une condition permet d'afficher ou non un texte, une image, un tableau et tout autre éléments en fonction d'un critère qui se trouve dans Salesforce. C'est très pratique pour ajouter un paragraphe légal dans les CGVs en fonction d'une case à cocher par exemple dans Salesforce ou pour masquer une partie qui montre les remises possibles alors qu'aucune remise n'a été appliquée dans un devis.
L'idée est de personnaliser un modèle sans pour autant démultiplier le nombre de modèle différents.
Condition d'affichage simple
La logique dans notre exemple sera simple, nous souhaitons afficher le mot "Pomme" quand la case à cocher sur le compte "Afficher le mot Pomme" est cochée.
- Définissez le champ qui sera utilisé ensuite pour la condition
- Réfléchissez à la logique que vous souhaitez
- Retrouvez le modèle de document sur lequel vous souhaitez faire la condition
- Assurez vous que l'objet principal & les objets enfants (facultatifs) sont bien configurés
- Ouvrez l'assistant à partir du modèle de document
- A l'aide de l'assistant, trouvez le champ Salesforce qui sera à la base de votre condition
- Cliquez sur les 3 petits points au bout de la ligne
- Cliquez sur "Ajouter une condition"
- Je complète la logique en indiquant dans la case "True" le mot "Pomme" (True = Case cochée)
- Je laisse vide la case "False" pour ne rien mettre si la case est décochée
- Cliquez sur "Copier"
- Cliquez sur l'onglet "Insertion" dans le ruban word
- Cliquez sur "Champs..." ou "Insérer un champs" (Sur MacOS)
Accédez au pictogramme intitlulé "Quick parts", puis sur "Field..." (Sur Windows) - Coller à présent la condition dans la zone éditable à la place du signe égal déjà présent
- Finaliser en cliquant sur "Ok"
Notez que c'est la condition si faux qui sera affichée par défaut dans le modèle mais que la condition s'exécutera en fonction de notre critère au moment de la génération.
- Charger votre modèle avec la condition comme habituellement en chargeant une nouvelle version
- Trouvez un enregistrement qui correspond à votre critère (Nous cochons la case "Afficher le mot Pomme" sur notre compte pour l'exemple)
- Générer un document pour valider que la condition fonctionne bien
- Testez systématiquement toutes les alternatives de votre condition pour vous assurer qu'elle a été bien construite
Exemples de conditions simples
Nous partons du principe que nous avons un modèle avec un tableau ou il y a un champ devise pour pouvoir faire la condition. Dans notre exemple, nous utilisons l'opportunité et les produits d'opportunité.
- Assurez vous d'avoir bien un objet principal ainsi qu'un objet enfant configuré
- Ouvrez l'assistant à partir du modèle de document
- Cherchez le champ sur votre objet enfant
- Cliquez sur les 3 petits points et ajouter une condition
- Indiquez "0" dans la valeur attendue
- Texte si vrai = Gratuit
- Texte si faux = [Re-mettre la balise que l'on souhaite afficher]
- Dans le tableau dans Word, positionnez vous à l'endroit où vous souhaitez insérer la condition
- Accéder toujours au même menu pour insérer un champ "Insertion/Insérer un champ" ou depuis "Quickparts" "Field.."
- Collez la condition dans la zone éditable
- Cliquez sur "Ok"
- Finaliser en chargeant le modèle comme habituellement
- Testez
Nous partons d'un exemple où nous souhaitons afficher une case à cocher de la même manière que dans Salesforce.
- Le principe de départ reste le même que pour la cas précédent
- Nous insérons une condition
- Texte si vrai = ✅
- Texte si faux = ❌
A noter si nous utilisons ici des émojis mais nous pourrions tout à fait insérer des images, il faut simplement faire ce changement après avoir insérer la condition, basculer les codes de champs avec un clic droit sur la condition.
- Si vous avez modifiez la condition directement en basculant les codes de champs, assurez vous de bien faire "Mettre à jour les champs" en effectuant un clic droit sur la condition
- Même principe que précédemment pour insérer la condition
- Une fois la condition insérée, faites un clic droit pour "basculer les codes de champ"
- Déplacer l'intégralité des parties que vous souhaitez avoir en dynamique dans la zone "Texte si vrai" ou "Texte si faux" en fonction de votre logique
- Finaliser en chargeant le modèle comme habituellement
- Testez
Conditions d'affichage avancées
Créez des conditions imbriquées, multiples (ou, et, et +ou), et affichez des images, tableaux, pyctogrames, checkbox ou afficher une mise en page spécifique avec la constructions de conditions SI avancées.
Téléchargez le modèle pour vous inspirer.
- Téléchargez le modèle de conditions et ouvrez le avec Word.
- Sélectionnez tout le document (control + A) et faîtes clic droit : basculer les codes des champs pour afficher les conditions
- Copiez-collez la condition a utiliser dans votre modèle Word.
- Ouvrez la condition et modifiez les valeurs selon vos besoins :balise, opérateur, texte si vrai, texte si faux
- Fermez votre condition en la sélectionnant, via clic droit : mettre à jour les codes de champs
Vous rencontrez un problème concernant les conditions SI ?
Consultez notre page d'aide : La condition Word SI insérée dans le document ne se déclenche pas