Formation Avancée
La solution Gonexa Doc est la solution historique de Gonexa permettant de générer un document à partir d'un modèle au format .docx .xlsx .pptx .pdf
Créer un modèle de document PDF
Créez un modèle de document au format d'entrée PDF ayant pour but de faire remplir des informations spécifiques à son destinataire.
Nous allons parcourir 2 étapes simples pour y parvenir :
- La création d'un fond fixe
- La création du formulaire
Créer un fond fixe
Créez le fond d'un formulaire avec la méthode de votre choix (Canva, Google Docs, Word, Figma, ou directement avec PDF).
- Laisser des espaces dédies aux balises
- Donnez des titres et indications
- Convertissez-le au format PDF.
Créer le formulaire depuis Adobe Acrobat
Ouvrez votre modèle PDF (fond fixe) avec Adobe Acrobat pour y ajouter des balises. Accédez aux outils disponibles depuis le bandeau, sélectionnez "Préparer le formulaire" et cliquez sur "Démarrer."
- Depuis la barre de navigation Adobe, sélectionnez l'option "Ajouter un champs de texte" sur le document, à l'endroit souhaité.
- Double cliquez sur l'éléments pour le paramétrer.
- Dans le champs "Nom" de l'onglet Général, renseignez la balise Gonexa avec le champs Salesforce à afficher. Copiez-collez là depuis le bandeau assistant.
- Choisissez si l'élement est obligatoire ou en lecture seule en cochant la case "Lecture seule"
- Pilotez la mise en forme de vos balises dans l'onglet "Aspect" : taille, couleur de la bordure, couleur du fond, police..
- Validez en cliquant sur Fermer
- Depuis la barre de navigation Adobe, sélectionnez l'option "Insérer une liste déroulante" ou "Ajouter une liste de choix" sur le document, à l'endroit souhaité.
- Double cliquez sur l'éléments pour le paramétrer.
- Dans le champs "Nom" de l'onglet Général, renseignez la balise Gonexa avec le champs Salesforce à afficher. Copiez-collez là depuis le bandeau assistant.
- Depuis l'onglet Options, renseignez valeurs de la liste de sélection. Il s'agit des valeurs de picklist exactes Salesforce. Ajoutez les éléments et ordonnancez-les. Sélectionnez la valeur par défaut et cliquez sur Fermer.
Attention, si une valeur de Picklist Salesforce n'existe pas, c'est à dire est vide, renseignez impérativement Null dans l'élement de valeur dans votre liste d'option.
- Depuis la barre de navigation Adobe, sélectionnez l'option "Ajouter des cases à cocher pour permettre la sélection d'une ou plusieurs options" et déposez là sur la page à l'endroit souhaité.
- Double cliquez sur l'éléments pour le paramétrer.
- Dans le champs "Nom" de l'onglet Général, renseignez la balise Gonexa avec le champs Salesforce de type case à cocher (Checkbox) à afficher. Copiez-collez là depuis le bandeau assistant.
- La case sera cochée s'elle est cochée dans Salesforce et récupère une valeur true / false.
- Cliquez sur Fermer pour valider.
Attention, Une balise de type case à cocher (Checkbox) ne peut être appelée qu’une fois dans le document.
- Depuis la barre de navigation Adobe, sélectionnez l'outil "Ajouter des cases à cocher pour permettre la sélection d'options qui s'excluent mutuellement" et déposez là sur la page à l'endroit souhaité.
- Nommez-les avec la balise Gonexa créé depuis l'assistant.
- Depuis le bandeau, modifiez les valeurs : choix 1, choix, choix 3... avec le nom de la valeur de PickList Salesforce.
- Un message de succès vous indiquer que les modèles sont bien importés
- Vous pouvez vérifier dans Salesforce que les modèles ont bien été importés
Enregistrez, chargez votre document dans Salesforce et testez-le.
Créer un modèle de document Excel
Créez un modèle de document au format d'entrée XLSX
Nous allons décomposer cette formation en 4 étapes :
- La création d’un tableau sur Excel
- Faire des calculs (Moyenne, maximum, somme…)
- Créer une formule
- Insérer un tableau croisé dynamique
Prérequis de la formation
- Savoir faire un modèle Word
- Avoir créé un modèle de document avec objet enfant
Créer un tableau sur Excel
Depuis le modèle de document ajoutez des balises sur les objets principaux à votre convenance a l’aide du bandeau assistant.
Pour ajouter des balises sur un objet enfant, veuillez au préalable avoir configuré un objet enfant dans le modèle de document.
💡 Astuce : veuillez définir le contenu imprimable de votre page Excel pour que tous les éléments puissent apparaitre sur une page PDF à la génération. Accédez à la version finale en activant le mode page de votre Excel.
- Insérez une entête dans votre document avec les titres des colonnes
- Dans une seconde ligne, insérez les balises sur l’objet enfant via l’assistant
- Sélectionnez le tableau, puis depuis l’onglet Insertion, cliquez sur Tableau
- Cochez la case « Mon tableau comporte des entêtes » si vous les aviez déjà paramétré et cliquez sur OK
- Une fois le tableau créé, accédez à l’onglet Tableau.
- Dans la case Nom du tableau, nommez-le avec le label de l’étiquette de l’objet enfant paramétrer dans Salesforce. (Ex. QuoteLineItem)
Enregistrez, chargez votre document dans Salesforce et testez-le.
Faire des calculs (Moyenne, maximum, somme… )
Faites des calculs comme la moyenne, le maximum et la somme lié à votre tableau.
- Sélectionnez le tableau déjà créé
- Depuis l’onglet Tableau, cochez la case « Ligne des totaux »
- Une ligne supplémentaire va apparaitre
- Sélectionnez la nouvelle case, et sur la flèche pour choisir le type de calcul à réaliser parmi la moyenne, le maximum, le minimum, la somme…
Enregistrez, chargez votre document dans Salesforce et testez-le.
Créer une formule
Evitez de faire un champ formule dans Salesforce et ajoutez la logique directement dans votre document Excel.
- Insérez une colonne à votre tableau et donnez lui un nom
- Depuis la ligne de la nouvelle colonne insérez votre formule Excel en commençant par "="
- Sélectionnez la ou les cases impliquées dans le calcul et construisez votre formule de la forme suivante : = C17 * 0,20
💡 Astuce : Ajoutez les formats attendu : standard, monétaire, fraction, heure, date… pour faire apparaître le bon format à la génération.
Enregistrez, chargez votre document dans Salesforce et testez-le.
Insérez un tableau croisé dynamique
Afficher un graphique et des informations croisées dynamiquement dans votre document sur une feuille distincte.
- Sélectionnez votre tableau
- Depuis l’onglet insertion, cliquez sur Tableau croisé dynamique
- Depuis la pop up « Créer un tableau croisé dynamique » cochez « Nouvelle feuille de calcul » pour afficher le rapport sur une feuille de calcul à part et cliquez sur OK.
- Depuis la nouvelle feuille sur laquelle va apparaitre votre tableau croisé dynamique cochez les cases des champs de tableau à faire apparaitre sur votre tableau
- Déplacez les champs dans les zones cibles parmi filtres, colonnes, lignes et valeur en les glissant-déposant.
- Cliquez sur le i a côté de l’élément pour choisir le mode d’affichage : somme, moyenne, maximum…
Enregistrez, chargez votre document dans Salesforce et testez-le.
💡 Attention : Vous ne pourrez pas ajouter de balises Gonexa doc sur la même page que votre tableau croisé dynamique.
Afficher un graphique et des informations croisées dynamiquement dans votre document sur une feuille distincte.
- A partir de votre tableau croisé dynamique selectionné, sélectionnez lre graphique que vous souhaitez voir apparaitre.
- Placez le sur la page à l'endroit souhaité.
Enregistrez, chargez votre document dans Salesforce et testez-le.
Créer un modèle PowerPoint
Créez un modèle de document au format d'entrée PPTX
Nous allons décomposer cette formation en 3 étapes :
- Quant créer un modèle PowerPoint ?
- Comment créer un modèle Powerpoint ?
- Les spécificités & limites du modèle Powerpoint
Prérequis de la formation
- Savoir faire un modèle Word
- Avoir créé un modèle de document
Quand créer un modèle PowerPoint ?
Créez des documents qui peuvent être générés au format PDF ou PowerPoint pour exploiter un document sous forme de diaporama.
⚠️ Attention : Le format PowerPoint comporte des limites, si vous souhaitez utiliser ce format pour obtenir un document PDF en format horizontale, il est recommandé de se diriger vers la création d'un document au format Word horizontal.
- Depuis Word, accédez à l'onglet Mise en page
- Sélectionnez l'orientation Paysage
Si vous souhaitez concevoir des présentations visuelles sous formes de diapositives, générer un document PowerPoint et le modifier sous ce format
Comment créer un modèle PowerPoint
Paramétrez votre document template comme d'habitude et ajoutez un ou des objets enfants au besoin.
- Créez des masques de diapositives pour homogénéïser vos présentations depuis l'onglet Affichage
- Modifiez la mise en forme de l'arrière plan, ajouter des formes et des images et créer le design qui vous plait
- Depuis l'onglet Format de l'image, utilisez les outils de mise au premier ou second plan, gérez les alignements automatiques et réorganiser les objets pour créer un document de qualité
Ajoutez les balises dynamiques à l'aide de l'Assistant aux endroits souhaités
- Ajouter les balises sur l'objet principal dans les zones de textes
- Ajoutez les balises sur l'objet enfant dans un tableau
Spécificités & Limites du modèle PowerPoint
Le Powerpoint se différencie principalement par la gestion des pages, qui sont sous forme de slides. Le document ne se lit plus de manière continue, mais avec des diapositives indépendantes
Un modèle PowerPoint ne se lit pas de manière continue, mais est constitué de diapositives indépendantes. Dans le cas d'ajout de texte long ou d’un tableau, le texte ne se déportera pas sur la slide suivante.
- Assurez-vous que le contenue tienne sur une slide, en vérifiant que le texte n’est pas trop long et que les points clés tiennent sur une page
- Dans le cadre d’un tableau, vérifiez que toute l’information que vous voulez afficher tienne sur seule slide. Adaptez la taille de la police ou ajoutez une condition sur le nombre d'éléments à afficher.
Le principe reste le même que pour un document Word, vous pouvez ajouter des objets enfants, des images dynamiques resizer sur l'objet principal, des documents associés, remonter des relations, filtrer des tableaux...
- Pas d'ajout d'image dynamiques sur des objets enfants
- La balise Date du jour Gonexa n'est pas compatible
- Les extensions de balises : format date, nombre, calculs, rich text ne sont pas prises en comptes
- La conditions d'affichages n'est pas compatible PowerPoint
- Ajouter une annexe dynamique sur un modèle associé PowerPoint n'est pas possible