Formation Initiale
La solution Gonexa Doc est la solution historique de Gonexa permettant de générer un document à partir d'un modèle au format .docx .xlsx .pptx .pdf
Construire un modèle
Configurez votre premier modèle à l'aide d'un exemple avec Word ou Google Doc
Nous allons parcourir 3 étapes simples pour y parvenir :
- Création de la configuration de base dans Salesforce
- Design dans Word du document
- Chargement du modèle dans Salesforce pour le mettre à disposition des utilisateurs
Pré-requis
- Avoir fait l'installation complète du package
- Maitriser les basiques de Microsoft Word ou Google Docs
- Mise à jour du package sur la dernière version
Configuration de base dans Salesforce
- Cliquez sur l'onglet "Modèle de document" ou "Document template"
- Cliquez sur "Nouveau", vous créez par défaut un modèle de type “Principal”
- Donnez un nom au modèle : Il apparaitra à l'utilisateur dans le cas où plusieurs modèles sont présents sur le même objet Salesforce
- Choisissez l’objet principal : c’est l’objet Salesforce qui sera le point de départ de la génération, il s'agit du contexte de base pour la création d'un document
- L'étiquette de la balise est automatiquement alimenté par le nom API de l'objet mais vous pouvez le modifier pour faciliter la compréhension de votre modèle de document
- Définissez le préfixe, on attends ici un texte qui sera figé pour l'ensemble des générations et qui composera la première partie du nom du fichier
- Définissez le suffixe, choisissez un champ sur l'objet principal qui composera la 2ème partie du nom de fichier dynamiquement. Astuce, vous pouvez créer un champ formule sur l'objet principal pour avoir un nom de fichier plus personnalisé
- Choisissez la politique de gestion des versions, et les formats de sortie souhaités
- Synchrone : la génération synchrone permet de générer un document de manière immédiate, vous serez directement redirigé sur le document une fois généré
- Future : la génération Future permet de générer le document de manière asynchrone, cela signifie que l’action s’exécutera en arrière plan. Dans le cas d’une génération future, vous ne serez pas redirigé sur le document et il sera nécessaire d’actualiser la page pour voir le document
- Externe : la génération externe permet de générer un document très lourd et complexe sur les serveurs Gonexa. Dans ce cas vous ne serez pas redirigé sur le document et il sera nécessaire d’actualiser la page après quelques secondes pour voir le document.
Ce choix est grisé par défaut sur le modèle de document, afin de pouvoir en bénéficier rapprochez vous de votre contact commercial
- Enregistrez
Les objets enfants sont les éléments liés à l'objet principal. Il s'agit des "listes associées" à votre objet principal. Par exemple, on aura les "Produits d'opportunités" liés à une opportunité.
Important, il n'est pas obligatoire d'avoir un objet enfant pour permettre une génération. Seul l'objet principal est obligatoire.
- Rendez vous dans le composant "Assistant Gonexa" pour accéder à la création d'objets enfants
- Cliquez sur "+ Objet enfant"
- Choisissez l'objet Salesforce concerné
- L'étiquette s'alimente par défaut avec le nom API de l’objet, mais vous pouvez la modifier pour plus de clarté dans le modèle
- Ajoutez un filtre si vous souhaitez filtrer les enregistrements enfants à récupérer
- Ajoutez un tri si vous souhaitez en appliquer un pour les résultats dans le tableau enfant
- Finalisez cette partie en cliquant sur "Créer"
Pour plus de détails sur les objets enfants, rendez-vous dans l'article Gérer des tableaux
Design dans Word
Vous pouvez partir d'un modèle de document que vous avez déjà ou télécharger un modèle pré-conçus directement accessible via notre page : Templates préconçus
- Assurez vous de mettre en page votre document complètement sur la partie qui ne changera pas au moment de la génération
- Prévoyez simplement des tableaux dans votre word pour tout ce qui va concerner les "Objets enfants" (ex : Produits d'opportunité)
- Dans le document template, cliquez sur "Accéder aux balises" dans le composant Assistant Gonexa
- Autorisez l'assistant à communiquer avec votre Salesforce (à faire 1 seule fois)
- Mettez à la bonne taille la fenêtre qui s'est ouverte avec l'objet principal et les objets enfants
Il faudra bien connaître quelle information vous souhaitez dynamiquement mettre à la génération dans votre modèle.
- Cliquez sur l'objet dans l'Assistant pour afficher les champs disponibles
- Utilisez la barre de recherche pour filtrer
- Cliquez sur le champ souhaité (ce champ est copié dans votre presse papier)
- Il ne reste plus qu'à coller à l'endroit souhaité dans votre document
- Vous pouvez également cliquez sur les flèches pour naviguer entre les relations des objets et chercher des informations liées à l'objet principal (remonter des relations)
- Paramétrez la mise en forme de la balise avec le standard Word (taille, couleur, alignement, gras..)
💡 Astuce, vous pouvez ajouter la balise générique {!gnx|documentdateD} afin d'avoir la date de génération du document. Cette balise est également disponible dans l'Assistant.
- Assurez vous d'enregistrez votre modèle Word dans un répertoire propre pour le retrouver facilement
- Pour les utilisateurs de la suite Google Workspace avec Google Doc, enregistrez votre modèle au format Word (.docx)
Important : On recommande de garder le poids du fichier le plus petit possible pour optimiser la génération
Mise en ligne du modèle
- Retournez dans la configuration du modèle de document dans Salesforce
- Cliquez sur "Ajouter un modèle"
- Sélectionnez sur votre modèle word à partir de l'explorateur de fichier
- Cliquez sur "Ouvrir"
- Attendez quelques secondes pour voir apparaître le message de succès
- Assurez vous que votre modèle soit bien dans l'un des formats suivants : ".docx" ".pptx" ".xlsx" ou ".pdf"
- En cas de pastille rouge et de balises incorrectes, une icône Champ de fusion vous permettant de contrôler et de vérifier les balises en erreurs afin de les corriger dans votre Word
- Cette partie est importante pour valider que le modèle fonctionne bien comme attendu
- Indiquez le nom d'un enregistrement de votre objet principale (ex : Edge Installation) pour trouver un enregistrement
- Cliquez sur "Générer"
Votre modèle est à présent disponible à la génération pour toutes les personnes qui ont bien l'ensemble d'autorisation "Gonexa Doc Users permission sets"
- Depuis l’onglet “Journaux”, retrouvez les générations de votre modèle de document
- Accédez au Log de votre choix, cliquez sur Record pour accéder au record de génération
- Et cliquez sur Document pour accéder au fichier généré
Dans le cas d’une erreur de log, il n’y a pas de Document généré
Votre document généré apparaît dans l'aperçu standard Salesforce par défaut. Vous pouvez le surchargez avec l'aperçu Gonexa.
- Depuis la page de votre fichier généré, cliquez sur modifiez la page
- Depuis les composants personnalisés, glissez-déposez l'action Gonexa - File Preview sur la page
💡 Astuce, donnez ainsi accès à vos utilisateurs à des commandes utiles comme l'impression, le zoom, ou le téléchargement rapide du document généré.
- Enregistrez
⚠️ Attention, Si lors de la génération du document, l'utilisateur ne peut pas voir le modèle généré référez vous à la gestion des règles de partage du modèle de document ; s'il est en privé l'accès au modèle peut être bloqué si aucune règle de partage n'a pas été créé, nous vous recommandons de passer le paramètre de partage du modèle à public lecture seule.
Filtrer la visibilité du modèle
[Facultatif] Rendez disponible la génération du document en fonction d’un critère basé sur votre objet principal.
- Accédez à la configuration du modèle
- Rendez vous dans la section "Filtrer l'affichage du modèle aux utilisateurs"
- Paramétrez la ou les conditions souhaitées et cliquez sur Valider
Vous pouvez ajouter autant de conditions que nécessaire et choisir si elles doivent être strictement vérifiées avec AND ou si l'une peut être vérifiée avec OR.
- Ainsi, seuls les modèles répondant aux critères définis apparaitront dans le composant de génération standard