Formation Initiale

Configuration de base dans Salesforce

• Cliquez sur l'onglet "Modèle de document" ou "Document template"
• Cliquez sur "Nouveau"
• Choisissez le type de modèle : Principal pour un modèle classique, Associé pour les annexes ou Traduction pour traduire un modèle principal qui a été déjà fait
• Donnez un nom au modèle : Il apparaitra à l'utilisateur dans le cas où plusieurs modèles sont présents sur le même objet Salesforce
• Choisissez la politique de gestion des versions pour permettre d'optimiser le stockage Salesforce
• Cochez les bons formats de sortie souhaités en restant cohérent avec le format du futur modèle
• Les autres éléments de configuration sont facultatifs, vous pouvez enregistrer

L'objet principal est le point départ de la génération, il s'agit du contexte de base pour la création d'un document. 

• Cliquez sur "Choisir l'objet principal"
• Cherchez l'objet Salesforce à partir duquel vous souhaitez lancer la génération
• L'étiquette de la balise est automatiquement alimenté par le nom API de l'objet mais vous pouvez le modifier pour faciliter la compréhension de votre modèle de document
• Définissez le préfix, on attends ici un texte qui sera figé pour l'ensemble des générations et qui composera la première partie du nom du fichier
• Choisissez un champ sur l'objet principal pour le suffix qui composera la 2ème partie du nom de fichier dynamiquement cette fois-ci (Astuce, vous pouvez créé un champ formule sur l'objet principal pour avoir un nom de fichier plus personnalisé)

Les objets enfants sont les éléments liés à l'objet principal. Il s'agit des "listes associées" à votre objet principal. Par exemple, on aura les "Produits d'opportunités" liés à une opportunité. 

Important, il n'est pas obligatoire d'avoir un objet enfant pour permettre une génération. Seul l'objet principal est obligatoire. 

• Rendez vous dans l'onglet "Objets" à côté de "Journaux" pour accéder à la création des objets enfants
• Cliquez sur "Nouveau"
• Choisissez l'objet Salesforce concerné
• L'étiquette s'alimente par défaut mais vous pouvez la modifier pour plus de clarté dans le modèle
• Finalisez cette partie en cliquant sur "Créer"

Design dans Word

Vous pouvez partir d'un modèle de document que vous avez déjà ou télécharger un modèle pré-conçus directement accessible via notre page : Templates pré-conçus

• Assurez vous de mettre en page votre document complètement sur la partie qui ne changera pas au moment de la génération
• Prévoyez simplement des tableaux dans votre word pour tout ce qui va concerner les "Objets enfants" (ex : Produits d'opportunité)

• Dans le document template, cliquez sur "Assistant" en haut à droite de la page
• Autorisez l'assistant à communiquer avec votre Salesforce (à faire 1 seule fois)
• Mettez à la bonne taille la fenêtre qui s'est ouverte avec l'objet principal et les objets enfants

Il faudra bien connaître quelle information vous souhaitez dynamiquement mettre à la génération dans votre modèle.

• Cliquez sur l'objet dans l'Assistant pour afficher les champs disponibles
• Utilisez la barre de recherche pour filtrer
• Cliquez sur le champ souhaité (ce champ est copié dans votre presse papier)
• Il ne reste plus qu'à coller à l'endroit souhaité dans votre document
• Vous pouvez également cliquez sur les flèches pour naviguer entre les relations des objets et chercher des informations liées à l'objet principal (remonter des relations)
• Paramétrez la mise en forme de la balise avec le standard Word (taille, couleur, alignement, gras..)

Mise en ligne du modèle

• Retournez dans la configuration du modèle de document dans Salesforce
• Cliquez sur "Ajouter un modèle"
• Sélectionnez sur votre modèle word à partir de l'explorateur de fichier
• Cliquez sur "Ouvrir"
• Attendez quelques secondes pour voir apparaître le message de succès

• Assurez vous que votre modèle soit bien dans l'un des formats suivants : ".docx" ".pptx" ".xlsx" ou ".pdf"
• Consultez l'onglet "Champs de fusion" en cas de pastille rouge pour voir si une balise n'est pas correctement formalisée ou que le champ dans Salesforce n'existe pas

• Cette partie est importante pour valider que le modèle fonctionne bien comme attendu
• Indiquez le nom d'un enregistrement de votre objet principale (ex : Opportunité ABC) pour trouver un enregistrement de test
• Cliquez sur "Tester le modèle"