Gonexa University

Formation Initiale


La solution Gonexa Doc est la solution historique de Gonexa permettant de générer un document à partir d'un modèle au format .docx .xlsx .pptx .pdf

Nous allons parcourir 3 étapes simples pour y parvenir :

  • Création de la configuration de base dans Salesforce
  • Design dans Word du document
  • Chargement du modèle dans Salesforce pour le mettre à disposition des utilisateurs

Pré-requis

AVANT DE DEMARRER
  • Avoir fait l'installation complète du package
  • Maitriser les basiques de Mircosoft Word ou Google Docs

Configuration de base dans Salesforce

ETAPE #1
Création de base du nouveau modèle
  • Cliquez sur l'onglet "Modèle de document" ou "Document template"
  • Cliquez sur "Nouveau"
  • Choisissez le type de modèle : Principal pour un modèle classique, Associé pour les annexes ou Traduction pour traduire un modèle principal qui a été déjà fait
  • Donnez un nom au modèle : Il apparaitra à l'utilisateur dans le cas où plusieurs modèles sont présents sur le même objet Salesforce
  • Choisissez la politique de gestion des versions pour permettre d'optimiser le stockage Salesforce
  • Cochez les bons formats de sortie souhaités en restant cohérent avec le format du futur modèle
  • Les autres éléments de configuration sont facultatifs, vous pouvez enregistrer
Sélection de l'Objet principal

L'objet principal est le point départ de la génération, il s'agit du contexte de base pour la création d'un document. 

  • Cliquez sur "Choisir l'objet principal"
  • Cherchez l'objet Salesforce à partir duquel vous souhaitez lancer la génération
  • L'étiquette de la balise est automatiquement alimenté par le nom API de l'objet mais vous pouvez le modifier pour faciliter la compréhension de votre modèle de document
  • Définissez le préfix, on attends ici un texte qui sera figé pour l'ensemble des générations et qui composera la première partie du nom du fichier
  • Choisissez un champ sur l'objet principal pour le suffix qui composera la 2ème partie du nom de fichier dynamiquement cette fois-ci (Astuce, vous pouvez créé un champ formule sur l'objet principal pour avoir un nom de fichier plus personnalisé)
Création d'Objets enfant

Les objets enfants sont les éléments liés à l'objet principal. Il s'agit des "listes associées" à votre objet principal. Par exemple, on aura les "Produits d'opportunités" liés à une opportunité. 

Important, il n'est pas obligatoire d'avoir un objet enfant pour permettre une génération. Seul l'objet principal est obligatoire. 

  • Rendez vous dans l'onglet "Objets" à côté de "Journaux" pour accéder à la création des objets enfants
  • Cliquez sur "Nouveau"
  • Choisissez l'objet Salesforce concerné
  • L'étiquette s'alimente par défaut mais vous pouvez la modifier pour plus de clarté dans le modèle
  • Finalisez cette partie en cliquant sur "Créer"

Design dans Word

ETAPE #2

Vous pouvez partir d'un modèle de document que vous avez déjà ou télécharger un modèle pré-conçus directement accessible via notre page : Templates pré-conçus

Construction de la partie statique du document
  • Assurez vous de mettre en page votre document complètement sur la partie qui ne changera pas au moment de la génération
  • Prévoyez simplement des tableaux dans votre word pour tout ce qui va concerner les "Objets enfants" (ex : Produits d'opportunité)
Ouvrir l'Assistant
  • Dans le document template, cliquez sur "Assistant" en haut à droite de la page
  • Autorisez l'assistant à communiquer avec votre Salesforce (à faire 1 seule fois)
  • Mettez à la bonne taille la fenêtre qui s'est ouverte avec l'objet principal et les objets enfants
Insertion des balises à partir de l'Assistant

Il faudra bien connaître quelle information vous souhaitez dynamiquement mettre à la génération dans votre modèle.

  • Cliquez sur l'objet dans l'Assistant pour afficher les champs disponibles
  • Utilisez la barre de recherche pour filtrer
  • Cliquez sur le champ souhaité (ce champ est copié dans votre presse papier)
  • Il ne reste plus qu'à coller à l'endroit souhaité dans votre document
  • Vous pouvez également cliquez sur les flèches pour naviguer entre les relations des objets et chercher des informations liées à l'objet principal (remonter des relations)
  • Paramétrez la mise en forme de la balise avec le standard Word (taille, couleur, alignement, gras..)
Enregistrement du word sur votre ordinateur
  • Assurez vous d'enregistrez votre modèle word dans un répertoire propre pour le retrouver facilement
  • Pour les utilisateurs de la suite Google Workspace avec Google Doc, enregistrez votre modèle au format Word (.docx)

Important : On recommande de garder le poids du fichier le plus petit possible pour optimiser la génération

Mise en ligne du modèle

ETAPE #3
Ajout du modèle dans le document template
  • Retournez dans la configuration du modèle de document dans Salesforce
  • Cliquez sur "Ajouter un modèle"
  • Sélectionnez sur votre modèle word à partir de l'explorateur de fichier
  • Cliquez sur "Ouvrir"
  • Attendez quelques secondes pour voir apparaître le message de succès
Les erreurs classiques
  • Assurez vous que votre modèle soit bien dans l'un des formats suivants : ".docx" ".pptx" ".xlsx" ou ".pdf"
  • Consultez l'onglet "Champs de fusion" en cas de pastille rouge pour voir si une balise n'est pas correctement formalisée ou que le champ dans Salesforce n'existe pas
Test du modèle
  • Cette partie est importante pour valider que le modèle fonctionne bien comme attendu
  • Indiquez le nom d'un enregistrement de votre objet principale (ex : Opportunité ABC) pour trouver un enregistrement de test
  • Cliquez sur "Tester le modèle"

Votre modèle est à présent disponible à la génération pour toutes les personnes qui ont bien l'ensemble d'autorisation "Gonexa Doc Users permission sets"

Gestion de l'aperçu du document

Votre document généré apparaît dans l'aperçu standard Salesforce par défaut. Vous pouvez le surchargez avec l'aperçu Gonexa.

  • Depuis la page de votre fichier généré, cliquez sur modifiez la page
  • Depuis les composants personnalisés, glissez-déposez l'action Gonexa - File Preview sur la page

    💡 Astuce, donnez ainsi accès à vos utilisateurs à des commandes utiles comme l'impression, le zoom, ou le téléchargement rapide du document généré.

  • Enregistrez

    ⚠️ Attention, Si lors dela génération du document, l'utilisateur ne peut pas voir le modèle généré référez-vous à la gestion des règles de partage du modèle de document ;s'il est en privé l'accès au modèle peut être bloqué si aucune règle de partage n'a pété créé, nous vous recomandons de passer le paramètre de partage du modèle à public lecture seule.

Filtrer la visibilité du modèle

ETAPE #4

[Facultatif] Rendez disponible la génération du document en fonction d’un critère basé sur votre objet principal.

Créer une condition de visibilité
  • Accédez à l'onglet "Option" de votre modèle de document
  • Cliquez sur "Nouvelle condition"
  • Paramétrez la ou les conditions souhaitées et cliquez sur Ajouter

    Ajouter autant de conditions que nécessaire et choisir si elles doivent être strictement vérifiées avec AND ou si l'une peut être vérifiée avec OR.

Bonnes pratiques Word

BONUS

Nous allons parcourir en 3 étapes simples pour designer un document Word :

  • Structurer le document
  • Ajouter le contenu
  • Organiser l'information

Pré-requis

AVANT DE DEMARRER
  • Détenir une licence Microsoft Word

Structurer le document

ASTUCE #1

Créez un document stable, homogène et propre en commençant par structurer votre document.

Voir les mises en page cachées
  • Activez les espaces, retours à la ligne, saut de pages et changement de section en cliquant sur le symbole "Afficher les marques de mises en forme" depuis l'onglet Accueil
Concevoir l'apparence du document
  • Depuis l'onglet Insertion, choisissez l'orientation du document ou de la section
  • Depuis l'onglet Conception, choisissez la couleur du fond de page, et ses bordures et filigranes
Définir les marges
  • Depuis l'onglet Mise en page, choisissez le format des marges : par défaut ou personnalisées

    💡 Modifiez les espacements à la main avec les règles horizontales & verticales

Ajouter le contenu

ASTUCE #2
Gestion des paramètres de police

Paramétrez vos titres, sous-titres et corps de texte en créant vos propres polices par défaut depuis l'onglet Volet style, depuis l'Accueil.

💡 Utilisez l'outil "Reproduire la mise en forme" pour homogénéiser les polices

Choix des polices

Incorporez de nouvelles polices au moment d'enregistrer votre Word.

iOS
  • Dans le menu, sélectionnez Préférences
  • Dans la boite de dialogue (Microsoft) sous Sortie et partage, sélectionnez Enregistrer
  • Sous Incorporations de polices sélectionnez incorporer des polices dans le fichier

    💡 Cochez incorporez uniquement les caractères utilisés dans la présentation pour réduire la taille de fichier

Microsoft
  • Cliquez sur l'onglet Fichier, puis sur Option (coin inférieur gauche de la fenêtre)
  • Dans la colonne de gauche, sélectionnez l'onglet Enregistrer
  • En bas, sous concerver la fidélité lors du partage de cette présentation, activez la case à cocher "incorporer des polices dans le fichier"

    💡 Cochez incorporer uniquement les caractères utilisés dans le document pour réduire la taille de fichier

Gonexa gère les polices Word suivantes : AharoniAldhabi, Andalus, AngsanaNew,AngsanaUPC, Aparajita, ArabicTypesetting, Arial, ArialBlack, ArialNova, ArialNovaCond,ArialNovaCondLight, ArialNovaLight, Batang, BatangChe, BrowalliaNew, BrowalliaUPC,Calibri, CalibriLight, Cambria, CambriaMath, Candara, ComicSansMS, Consolas, Constantia,Corbel, CordiaNew, CordiaUPC, CourierNew, DaunPenh, David, DengXian, DengXianLight,DFKai-SB, DilleniaUPC, DokChampa, Dotum, DotumChe, Ebrima, EstrangeloEdessa, EucrosiaUPC, Euphemia, FangSong, FranklinGothicMedium, FrankRuehl, FreesiaUPC,Gabriola, Gadugi, Gautami, Georgia, GeorgiaPro, GeorgiaProBlack, GeorgiaProCond,GeorgiaProCondBlack, GeorgiaProCondLight, GeorgiaProCondSemibold, GeorgiaProLight,GeorgiaProSemibold, GillSansNova, GillSansNovaCond, GillSansNovaCondLt, GillSansNovaCondUltraBold,GillSansNovaCondXBd, GillSansNovaLight, GillSansNovaUltraBold, Gisha, Gulim, GulimChe,Gungsuh, GungsuhChe, Impact, IrisUPC, IskoolaPota, JasmineUPC, JavaneseText, KaiTi,Kalinga, Kartika, KhmerUI, KodchiangUPC, Kokila, LaoUI, Latha, Leelawadee, LeelawadeeUI,LeelawadeeUISemilight, LevenimMT, LilyUPC, LucidaConsole, LucidaSansUnicode, MalgunGothic,MalgunGothicSemilight, Mangal, Marlett, Meiryo, MeiryoUI, MicrosoftHimalaya, MicrosoftJhengHei,MicrosoftJhengHeiLight, MicrosoftJhengHeiUI,MicrosoftJhengHeiUILight,MicrosoftNewTaiLue,MicrosoftPhagsPa, MicrosoftSansSerif, MicrosoftTaiLe, MicrosoftUighur, MicrosoftYaHei,MicrosoftYaHeiLight, MicrosoftYaHeiUI, MicrosoftYaHeiUILight, MicrosoftYiBaiti,MingLiU, MingLiU-ExtB, MingLiU_HKSCS, MingLiU_HKSCS-ExtB, Miriam, MiriamFixed, MongolianBaiti,MoolBoran, MSGothic, MSMincho, MSPGothic, MSPMincho, MSUIGothic, MVBoli, MyanmarText,Narkisim, NeueHaasGroteskTextPro, NirmalaUI, NirmalaUISemilight, NSimSun, Nyala,PalatinoLinotype, PlantagenetCherokee, PMingLiU, PMingLiU-ExtB, Raavi, RockwellNova,RockwellNovaCond, RockwellNovaCondLight, RockwellNovaExtraBold, RockwellNovaLight,Rod, SakkalMajalla, SanskritText, SegoeMDL2Assets, SegoePrint, SegoeScript, SegoeUI,SegoeUIBlack, SegoeUIEmoji, SegoeUIHistoric, SegoeUILight, SegoeUISemibold, SegoeUISemilight,SegoeUISymbol, ShonarBangla, Shruti, SimHei, SimplifiedArabic, SimplifiedArabicFixed,SimSun, SimSun-ExtB, SitkaBanner, SitkaDisplay, SitkaHeading, SitkaSmall, SitkaSubheading,SitkaText, Sylfaen, Symbol, Tahoma, TimesNewRoman, TraditionalArabic, TrebuchetMS,Tunga, UrduTypesetting, Utsaah, Vani, Verdana, VerdanaPro, VerdanaProBlack, VerdanaProCond,VerdanaProCondBlack, VerdanaProCondLight, VerdanaProCondSemiBold, VerdanaProLight,VerdanaProSemiBold, Vijaya, Vrinda, Webdings, Wingdings, YuGothic, YuGothicLight,YuGothicMedium, YuGothicUI, YuGothicUILight, YuGothicUISemibold, YuGothicUISemilight,YuMincho, YuMinchoDemibold, YuMinchoLight

Piloter les entêtes et pieds de page
  • Créez des entêtes et pieds de page en double cliquant en haut et en bas du document
  • Cochez la case "première page différente" depuis le menu de l'entête ou du pied de page si vous souhaitez différencier les éléments de la première page
  • Ajoutez des numérotations de page depuis l'onglet Insertion en cliquant sur Numéro de page. Accédez à Formats de numéro de page pour paramétrer le format souhaité (1,2,3...) et le début de la numérotation.
Ajouter un sommaire
  • Depuis l'onglet Référence, cliquez sur Table des matières et choisissez le type de table à insérer ou créez-en une personnalisez
  • Mettez à jour la table des matières ainsi faîte en faisant clic droit > mettre à jour, dans le cas où de nouveaux titres ont été ajoutés.

    💡 Si vous trouvez des entrées manquantes, veuillez à définir le texte à afficher en tant que titre.

Insérer et optimiser les images
  • Ajouter des images dans votre document en cliquant sur insertion : image ou avec un glisser-déposer
  • Optimisez la taille de vos images en les compressant pour exploiter au mieux votre document

    💡 Depuis Fichier, cliquez sur "Réduire la taille du fichier" et choisissez Ecran

Organiser l'information

ASTUCE #3
Afficher de l'information
  • Il est recommandé d'éviter d'utiliser des zones de textes
  • Vous pouvez créer des tableaux à bordures invisibles pour structurer la donnée
Affichage multi colonnes
  • Sélectionnez le texte concerné, puis, depuis l'onglet Mise en page, cliquez sur colonnes.
  • Choisissez le nombre de colonnes à afficher
Créer des paragraphes solidaires
  • Pour éviter que les lignes d'un tableau ou d'un paragraphes ne se coupent entre deux pages, sélectionnez le bloc à scinder, et via le clic droit accédez à paragraphes.
  • Dans l'onglet enchainement, cochez la case paragraphes solidaires et lignes solidaires. Enregistrez.
Répéter les entêtes de tableaux
  • Pour répéter les entêtes d'un tableau, sélectionnez la ou les lignes de tableau qui constituent l'entête à répéter
  • Faîtes clic-droit > propriété du tableau et depuis options cochez "répéter en haut de chaque page en tant que ligne d'entête". Cliquez sur OK