Construire un modèle

Configurez votre premier modèle à l'aide d'un exemple avec Word ou Google Doc

Nous allons parcourir 3 étapes simples pour y parvenir :

Création de la configuration de base dans Salesforce
Design dans Word du document
Chargement du modèle dans Salesforce pour le mettre à disposition des utilisateurs

Pré-requis
✓ Avoir fait l'installation complète du Package Gonexa
✓ Maîtriser les basics de Microsoft World ou Google Docs
✓ Avoir mis à jour son application sur une version récente

Configuration de base dans Salesforce

ETAPE #1

Création de base du nouveau modèle

Cliquez sur l'onglet "Modèle de document" ou "Document template"
Cliquez sur "Nouveau", vous créez par défaut un modèle de type “Principal”

Donnez un nom au modèle : Il apparaitra à l'utilisateur dans le cas où plusieurs modèles sont présents sur le même objet Salesforce

Sélection de l'Objet principal

Qu'est-ce que l'objet principal ?
C'est l'objet Salesforce depuis lequel vous souhaitez lancer la génération et le contexte de base pour créer un document et récupérer la données à afficher dans le modèle. Il peut être standard, custom ou d'un autre applicatif Salesforce.

Sélectionnez l'objet principal parmi la liste déroulante des objets disponibles en base
L'étiquette de la balise est automatiquement alimenté par le nom API de l'objet mais vous pouvez la modifier à votre convenance si necessaire

Pour exemple
‍Vous pouvez renommer l'étiquette Opportunité_Gonexa_2026__c par Opp pour faciliter la compréhension des balises qui seront insérées dans le modèle et réduire leur longueur.

Paramètres de la nomenclature du nom du fichier généré

Astuce
Pour avoir un nom de fichier plus personnalisé comme "Devis-{Date du jour} {N° De Devis} Nom du compte" pensez à créer un champ formule sur l'objet principal et à le définir comme suffixe.

Ecrivez le préfixe que vous voulez donner au nom des documents à générer. C'est un texte figé qui composera la première partie du nom du fichier.
Définissez le suffixe, choisissez un champ sur l'objet principal qui composera la 2ème partie du nom de fichier dynamiquement.

Choix de la politique de version

Sélectionnez la politique de version que vous souhaitez appliquer pour ce modèle de document parmi les 3 options.

LES DIFFÉRENTES POLITIQUES DE GESTION DES VERSIONS

Nouveau fichier
‍
À chaque nouvelle génération sur le même enregistrement, un nouveau fichier sera créé.

Permet de garder tout l'historique.

Nouvelle version
‍
À chaque nouvelle génération sur le même enregistrement, une nouvelle version du même fichier sera créé.

A favoriser si vous souhaitez garder une traçabilité mais n'avoir qu'un seul fichier.

Effacer et remplacer
‍
À chaque nouvelle génération sur le même enregistrement, le nouveau fichier écrasera l'ancien pour le remplacer.

Utile pour optimiser le stockage et n'avoir toujours qu'un fichier.

Formats de sortie disponibles

Sélectionnez les formats de sortie disponible à appliquer parmi les options.

LES FORMATS DISPONIBLES

Format d'origine & PDF
‍
Offrira à l'utilisateur la possibilité de choisir de générer son document dans le format d'origine comme Word, Powerpoint, Excel ou en PDF.

Format d'origine uniquement
‍
L'utilisateur pourra générer son document uniquement dans le format d'origine c'est à dire en Word, Powerpoint, Excel ou en PDF.

PDF uniquement
‍
L'utilisateur ne pourra générer le document qu'en format PDF, sans pouvoir le modifier. [Le plus utilisé]

Sélection du type de génération

Sélectionnez le type de génération à appliquer parmi les options.

LES DIFFÉRENTS TYPES DE GÉNÉRATION

Synchrone
‍
Permet de générer un document de manière immédiate et d'être redirigé sur le document une fois généré [Le plus utilisé]

Future
‍
Permet de générer le document de manière asynchrone. Cela signifie que l’action s’exécutera en arrière plan. Dans le cas d’une génération future, vous ne serez pas redirigé sur le document et il sera nécessaire d’actualiser la page pour voir le document

Externe
‍
Permet de générer un document très lourd et complexe sur les serveurs Gonexa. Dans ce cas vous ne serez pas redirigé sur le document et il sera nécessaire d’actualiser la page après quelques secondes pour voir le document. [Necessite une licence spécifique]

Enregistrez vos choix. Vous pourrez les modifier à n'importe quel moment ultérieurement.

Les paramétres de bases ont été définis. Vous pouvez directement construire par la création du modèle. Si toutefois, vous souhaitez ajouter des balises sur des objets enfants, créez-les d'abord avant de passer à la partie design et insertion de balises.

Création d'Objets enfant [FACULTATIF]

Qu'est ce qu'un objet enfant ?
Facultatif, l'ajout d'un ou plusieurs objet enfant permet d'afficher une liste associée à l'objet principal pour lister plusieurs éléments comme les produits d'opportunités, les produits ou les contacts d'un compte sous forme de tableau.

Rendez vous dans le composant "Assistant Gonexa" pour accéder à la création d'objets enfants
Cliquez sur "+ Objet enfant"

Choisissez l'objet Salesforce concerné
L'étiquette s'alimente par défaut avec le nom API de l’objet, mais vous pouvez la modifier pour plus de clarté dans le modèle.
Ajoutez un filtre si vous souhaitez filtrer les enregistrements enfants à récupérer

Ajoutez un tri si vous souhaitez en appliquer un pour les résultats dans le tableau enfant
Finalisez cette partie en cliquant sur "Créer"

Pour aller plus loin sur l'ajout d'objets enfants, rendez-vous dans l'article Gérer des tableaux

Design dans Word

ETAPE #2

Astuce
Vous pouvez partir d'un modèle de document que vous avez déjà ou directement télécharger un modèle Gonexa parmi la librairie de modèles pré-conçus : Templates préconçus

Construction de la partie statique du document

Créez la partie fixe du document comme les titres, logos, entêtes, pieds de pages, bandeaux, CGV... à l'aide du standard Word.
Dans le cas où vous ajoutez des objets enfants, préparez les entêtes des tableaux.

Ouvrir l'Assistant

Dans le document template, cliquez sur "Accéder aux balises" dans le composant Assistant Gonexa
Si vous l'ouvrez pour la première fois, cliquez sur "Autoriser" pour autoriser l'assistant à se connecter à votre environnemenet Salesforce et synchroniser les champs de votre modèle de document.

Insertion des balises à partir de l'Assistant

Astuce
Positionnez l'assistant sur un angle de votre écran, a côté de votre modèle Word pour l'avoir à portée de main.

Cliquez sur l'objet dans l'Assistant pour afficher les champs disponibles
Utilisez la barre de recherche pour filtrer et tapez directement le champs que vous souhaitez aller chercher
Vous pouvez également cliquez sur les flèches pour naviguer entre les relations des objets et chercher des informations liées à l'objet principal pour remonter les relations
Cliquez sur le champ souhaité, qui sera copié dans votre presse papier
Collez ensuite la balise dans votre modèle Word, à l'endroit souhaité
Paramétrez la mise en forme de la balise avec le standard Word (taille, couleur, alignement, gras..)

Enregistrement du Word sur votre ordinateur

Assurez vous d'enregistrez votre modèle Word dans un répertoire accessible pour le retrouver facilement
Pour les utilisateurs de la suite Google Workspace avec Google Doc, enregistrez votre modèle au format Word (.docx)

Attention
‍La taille d'un fichier est limitée par le standard de Salesforce à 3Mo.

Pensez à optimiser la taille de votre fichier pour pouvoir le charger et ainsi optimiser le temps de génération et le stockage de votre org.

Mise en ligne du modèle

ETAPE #3

Ajout du modèle dans le document template

Attention
Seuls les documents au format docx, xlsx, pdf ou pptx sont pris en charge.

Retournez dans la configuration du modèle de document dans Salesforce
Cliquez sur "Ajouter un modèle"
Sélectionnez sur votre modèle word à partir de l'explorateur de fichier
Cliquez sur "Ouvrir"
Attendez quelques secondes pour voir apparaître le message de succès

Vérifier ses balises

En cas de pastille rouge et de balises incorrectes, une icône Champ de fusion vous permettant de contrôler et de vérifier les balises en erreurs afin de les corriger dans votre Word

Aperçu du document

La fonctionnalité d’Aperçu permet de valider la mise en page et les éléments dynamiques d’un modèle, grâce à un aperçu fidèle du document final, avant toute génération complète.

Dans la section Test de la génération, recherchez le nom d'un enregistrement de votre objet principal ou sur son ID pour trouver un enregistrement
Cliquez sur la flèche d’actions puis choisissez "Aperçu"
Le document s’ouvre dans un nouvel onglet avec les données de l’enregistrement sélectionné

Tester la génération

Astuce
Les générations en Sandbox ne sont pas comptabilisées. Testez sans limite !

Sélectionnez le nom d'un enregistrement de votre objet principal ou son ID pour trouver un enregistrement et sélectionnez l'enregistrement depuis lequel vous voulez tester une génération
Cliquez sur "Générer"

Vous serez dirigé vers le document généré

Votre modèle est à présent disponible à la génération pour toutes les personnes qui ont bien l'ensemble d'autorisation "Gonexa Doc Users permission sets".

Retournez sur votre objet principal pour voir le modèle disponible à la génération via le composant de génération.

Accéder rapidement au contenu et au document généré

Depuis l’onglet “Journaux”, retrouvez les générations de votre modèle de document
Accédez au Log de votre choix, cliquez sur "Record" pour accéder au record de génération
Cliquez sur "Document" pour accéder au fichier généré

Dans le cas d'une erreur de log, aucun document n'est généré.

Gestion de l'aperçu Salesforce du document [FACULTATIF]

Votre document généré apparaît dans l'aperçu standard Salesforce par défaut. Vous pouvez le surchargez avec l'aperçu Gonexa.

Astuce
Le composant de Preview Gonexa offre un aperçu des PDF plus rapide et l'accès à diverses commandes comme l'impression rapide, le zoom ou le téléchargement du document en un clic.

Depuis la page de votre fichier généré, cliquez sur "modifiez la page"
Depuis les composants personnalisés, glissez-déposez l'action "Gonexa - File Preview" sur la page à l'endroit souhaité
Enregistrez

Attention
Si lors de la génération du document, l'utilisateur ne peut pas voir le modèle généré, référez vous à la gestion des règles de partage du modèle de document. S'il est en privé l'accès au modèle peut être bloqué. Si aucune règle de partage n'a pas été créé, nous vous recommandons de passer le paramètre de partage du modèle à public lecture seule.

Filtrer la visibilité du modèle [Facultatif]

ETAPE #4

Rendez disponible la génération du document en fonction d’un critère basé sur votre objet principal.

Créer une condition de visibilité

Accédez à la configuration du modèle
Rendez vous dans la section "Filtrer l'affichage du modèle aux utilisateurs"
Paramétrez la ou les conditions souhaitées et cliquez sur "Valider"

Ainsi, seuls les modèles répondant aux critères définis apparaitront dans le composant de génération standard

Pour exemple
‍Vous pouvez rendre disponible le modèle de contrat A uniquement pour les devis supérieur à un certain montant ou de définir un modèle B pour les grands comptes et un modèle C pour les fournisseurs.

Astuce
Vous pouvez ajouter autant de conditions que nécessaire et choisir si elles doivent être strictement vérifiées avec AND ou si l'une peut être vérifiée avec OR.