Formation Initiale
La solution Gonexa Doc est la solution historique de Gonexa permettant de générer un document à partir d'un modèle au format .docx .xlsx .pptx .pdf
Construire un modèle
Configurez votre premier modèle à l'aide d'un exemple avec Word ou Google Doc
Nous allons parcourir 3 étapes simples pour y parvenir :
- Création de la configuration de base dans Salesforce
- Design dans Word du document
- Chargement du modèle dans Salesforce pour le mettre à disposition des utilisateurs
Pré-requis
- Avoir fait l'installation complète du package
- Maitriser les basiques de Microsoft Word ou Google Docs
- Mise à jour du package sur la dernière version
Configuration de base dans Salesforce
- Cliquez sur l'onglet "Modèle de document" ou "Document template"
- Cliquez sur "Nouveau", vous créez par défaut un modèle de type “Principal”
- Donnez un nom au modèle : Il apparaitra à l'utilisateur dans le cas où plusieurs modèles sont présents sur le même objet Salesforce
- Choisissez l’objet principal : c’est l’objet Salesforce qui sera le point de départ de la génération, il s'agit du contexte de base pour la création d'un document
- L'étiquette de la balise est automatiquement alimenté par le nom API de l'objet mais vous pouvez le modifier pour faciliter la compréhension de votre modèle de document
- Définissez le préfixe, on attends ici un texte qui sera figé pour l'ensemble des générations et qui composera la première partie du nom du fichier
- Définissez le suffixe, choisissez un champ sur l'objet principal qui composera la 2ème partie du nom de fichier dynamiquement. Astuce, vous pouvez créer un champ formule sur l'objet principal pour avoir un nom de fichier plus personnalisé
- Choisissez la politique de gestion des versions, et les formats de sortie souhaités
- Synchrone : la génération synchrone permet de générer un document de manière immédiate, vous serez directement redirigé sur le document une fois généré
- Future : la génération Future permet de générer le document de manière asynchrone, cela signifie que l’action s’exécutera en arrière plan. Dans le cas d’une génération future, vous ne serez pas redirigé sur le document et il sera nécessaire d’actualiser la page pour voir le document
- Externe : la génération externe permet de générer un document très lourd et complexe sur les serveurs Gonexa. Dans ce cas vous ne serez pas redirigé sur le document et il sera nécessaire d’actualiser la page après quelques secondes pour voir le document.
Ce choix est grisé par défaut sur le modèle de document, afin de pouvoir en bénéficier rapprochez vous de votre contact commercial
- Enregistrez
Les objets enfants sont les éléments liés à l'objet principal. Il s'agit des "listes associées" à votre objet principal. Par exemple, on aura les "Produits d'opportunités" liés à une opportunité.
Important, il n'est pas obligatoire d'avoir un objet enfant pour permettre une génération. Seul l'objet principal est obligatoire.
- Rendez vous dans le composant "Assistant Gonexa" pour accéder à la création d'objets enfants
- Cliquez sur "+ Objet enfant"
- Choisissez l'objet Salesforce concerné
- L'étiquette s'alimente par défaut avec le nom API de l’objet, mais vous pouvez la modifier pour plus de clarté dans le modèle
- Ajoutez un filtre si vous souhaitez filtrer les enregistrements enfants à récupérer
- Ajoutez un tri si vous souhaitez en appliquer un pour les résultats dans le tableau enfant
- Finalisez cette partie en cliquant sur "Créer"
Pour plus de détails sur les objets enfants, rendez-vous dans l'article Gérer des tableaux
Design dans Word
Vous pouvez partir d'un modèle de document que vous avez déjà ou télécharger un modèle pré-conçus directement accessible via notre page : Templates préconçus
- Assurez vous de mettre en page votre document complètement sur la partie qui ne changera pas au moment de la génération
- Prévoyez simplement des tableaux dans votre word pour tout ce qui va concerner les "Objets enfants" (ex : Produits d'opportunité)
- Dans le document template, cliquez sur "Accéder aux balises" dans le composant Assistant Gonexa
- Autorisez l'assistant à communiquer avec votre Salesforce (à faire 1 seule fois)
- Mettez à la bonne taille la fenêtre qui s'est ouverte avec l'objet principal et les objets enfants
Il faudra bien connaître quelle information vous souhaitez dynamiquement mettre à la génération dans votre modèle.
- Cliquez sur l'objet dans l'Assistant pour afficher les champs disponibles
- Utilisez la barre de recherche pour filtrer
- Cliquez sur le champ souhaité (ce champ est copié dans votre presse papier)
- Il ne reste plus qu'à coller à l'endroit souhaité dans votre document
- Vous pouvez également cliquez sur les flèches pour naviguer entre les relations des objets et chercher des informations liées à l'objet principal (remonter des relations)
- Paramétrez la mise en forme de la balise avec le standard Word (taille, couleur, alignement, gras..)
💡 Astuce, vous pouvez ajouter la balise générique {!gnx|documentdateD} afin d'avoir la date de génération du document. Cette balise est également disponible dans l'Assistant.
- Assurez vous d'enregistrez votre modèle Word dans un répertoire propre pour le retrouver facilement
- Pour les utilisateurs de la suite Google Workspace avec Google Doc, enregistrez votre modèle au format Word (.docx)
Important : On recommande de garder le poids du fichier le plus petit possible pour optimiser la génération
Mise en ligne du modèle
- Retournez dans la configuration du modèle de document dans Salesforce
- Cliquez sur "Ajouter un modèle"
- Sélectionnez sur votre modèle word à partir de l'explorateur de fichier
- Cliquez sur "Ouvrir"
- Attendez quelques secondes pour voir apparaître le message de succès
- Assurez vous que votre modèle soit bien dans l'un des formats suivants : ".docx" ".pptx" ".xlsx" ou ".pdf"
- En cas de pastille rouge et de balises incorrectes, une icône Champ de fusion vous permettant de contrôler et de vérifier les balises en erreurs afin de les corriger dans votre Word
- Cette partie est importante pour valider que le modèle fonctionne bien comme attendu
- Indiquez le nom d'un enregistrement de votre objet principale (ex : Edge Installation) pour trouver un enregistrement
- Cliquez sur "Générer"
Votre modèle est à présent disponible à la génération pour toutes les personnes qui ont bien l'ensemble d'autorisation "Gonexa Doc Users permission sets"
- Depuis l’onglet “Journaux”, retrouvez les générations de votre modèle de document
- Accédez au Log de votre choix, cliquez sur Record pour accéder au record de génération
- Et cliquez sur Document pour accéder au fichier généré
Dans le cas d’une erreur de log, il n’y a pas de Document généré
Votre document généré apparaît dans l'aperçu standard Salesforce par défaut. Vous pouvez le surchargez avec l'aperçu Gonexa.
- Depuis la page de votre fichier généré, cliquez sur modifiez la page
- Depuis les composants personnalisés, glissez-déposez l'action Gonexa - File Preview sur la page
💡 Astuce, donnez ainsi accès à vos utilisateurs à des commandes utiles comme l'impression, le zoom, ou le téléchargement rapide du document généré.
- Enregistrez
⚠️ Attention, Si lors de la génération du document, l'utilisateur ne peut pas voir le modèle généré référez vous à la gestion des règles de partage du modèle de document ; s'il est en privé l'accès au modèle peut être bloqué si aucune règle de partage n'a pas été créé, nous vous recommandons de passer le paramètre de partage du modèle à public lecture seule.
Filtrer la visibilité du modèle
[Facultatif] Rendez disponible la génération du document en fonction d’un critère basé sur votre objet principal.
- Accédez à la configuration du modèle
- Rendez vous dans la section "Filtrer l'affichage du modèle aux utilisateurs"
- Paramétrez la ou les conditions souhaitées et cliquez sur Valider
Vous pouvez ajouter autant de conditions que nécessaire et choisir si elles doivent être strictement vérifiées avec AND ou si l'une peut être vérifiée avec OR.
Bonnes pratiques Word
Nous allons parcourir en 3 étapes simples pour designer un document Word :
- Structurer le document
- Ajouter le contenu
- Organiser l'information
Pré-requis
- Détenir une licence Microsoft Word
Structurer le document
Créez un document stable, homogène et propre en commençant par structurer votre document.
- Activez les espaces, retours à la ligne, saut de pages et changement de section en cliquant sur le symbole "Afficher les marques de mises en forme" depuis l'onglet Accueil
- Depuis l'onglet Insertion, choisissez l'orientation du document ou de la section
- Depuis l'onglet Conception, choisissez la couleur du fond de page, et ses bordures et filigranes
- Depuis l'onglet Mise en page, choisissez le format des marges : par défaut ou personnalisées
💡 Modifiez les espacements à la main avec les règles horizontales & verticales
Ajouter le contenu
Paramétrez vos titres, sous-titres et corps de texte en créant vos propres polices par défaut depuis l'onglet Volet style, depuis l'Accueil.
💡 Utilisez l'outil "Reproduire la mise en forme" pour homogénéiser les polices
Incorporez de nouvelles polices au moment d'enregistrer votre Word.
- Dans le menu, sélectionnez Préférences
- Dans la boite de dialogue (Microsoft) sous Sortie et partage, sélectionnez Enregistrer
- Sous Incorporations de polices sélectionnez incorporer des polices dans le fichier
💡 Cochez incorporez uniquement les caractères utilisés dans la présentation pour réduire la taille de fichier
.png)
- Cliquez sur l'onglet Fichier, puis sur Option (coin inférieur gauche de la fenêtre)
- Dans la colonne de gauche, sélectionnez l'onglet Enregistrer
- En bas, sous concerver la fidélité lors du partage de cette présentation, activez la case à cocher "incorporer des polices dans le fichier"
💡 Cochez incorporer uniquement les caractères utilisés dans le document pour réduire la taille de fichier
Gonexa gère les polices Word suivantes : AharoniAldhabi, Andalus, AngsanaNew,AngsanaUPC, Aparajita, ArabicTypesetting, Arial, ArialBlack, ArialNova, ArialNovaCond,ArialNovaCondLight, ArialNovaLight, Batang, BatangChe, BrowalliaNew, BrowalliaUPC,Calibri, CalibriLight, Cambria, CambriaMath, Candara, ComicSansMS, Consolas, Constantia,Corbel, CordiaNew, CordiaUPC, CourierNew, DaunPenh, David, DengXian, DengXianLight,DFKai-SB, DilleniaUPC, DokChampa, Dotum, DotumChe, Ebrima, EstrangeloEdessa, EucrosiaUPC, Euphemia, FangSong, FranklinGothicMedium, FrankRuehl, FreesiaUPC,Gabriola, Gadugi, Gautami, Georgia, GeorgiaPro, GeorgiaProBlack, GeorgiaProCond,GeorgiaProCondBlack, GeorgiaProCondLight, GeorgiaProCondSemibold, GeorgiaProLight,GeorgiaProSemibold, GillSansNova, GillSansNovaCond, GillSansNovaCondLt, GillSansNovaCondUltraBold,GillSansNovaCondXBd, GillSansNovaLight, GillSansNovaUltraBold, Gisha, Gulim, GulimChe,Gungsuh, GungsuhChe, Impact, IrisUPC, IskoolaPota, JasmineUPC, JavaneseText, KaiTi,Kalinga, Kartika, KhmerUI, KodchiangUPC, Kokila, LaoUI, Latha, Leelawadee, LeelawadeeUI,LeelawadeeUISemilight, LevenimMT, LilyUPC, LucidaConsole, LucidaSansUnicode, MalgunGothic,MalgunGothicSemilight, Mangal, Marlett, Meiryo, MeiryoUI, MicrosoftHimalaya, MicrosoftJhengHei,MicrosoftJhengHeiLight, MicrosoftJhengHeiUI,MicrosoftJhengHeiUILight,MicrosoftNewTaiLue,MicrosoftPhagsPa, MicrosoftSansSerif, MicrosoftTaiLe, MicrosoftUighur, MicrosoftYaHei,MicrosoftYaHeiLight, MicrosoftYaHeiUI, MicrosoftYaHeiUILight, MicrosoftYiBaiti,MingLiU, MingLiU-ExtB, MingLiU_HKSCS, MingLiU_HKSCS-ExtB, Miriam, MiriamFixed, MongolianBaiti,MoolBoran, MSGothic, MSMincho, MSPGothic, MSPMincho, MSUIGothic, MVBoli, MyanmarText,Narkisim, NeueHaasGroteskTextPro, NirmalaUI, NirmalaUISemilight, NSimSun, Nyala,PalatinoLinotype, PlantagenetCherokee, PMingLiU, PMingLiU-ExtB, Raavi, RockwellNova,RockwellNovaCond, RockwellNovaCondLight, RockwellNovaExtraBold, RockwellNovaLight,Rod, SakkalMajalla, SanskritText, SegoeMDL2Assets, SegoePrint, SegoeScript, SegoeUI,SegoeUIBlack, SegoeUIEmoji, SegoeUIHistoric, SegoeUILight, SegoeUISemibold, SegoeUISemilight,SegoeUISymbol, ShonarBangla, Shruti, SimHei, SimplifiedArabic, SimplifiedArabicFixed,SimSun, SimSun-ExtB, SitkaBanner, SitkaDisplay, SitkaHeading, SitkaSmall, SitkaSubheading,SitkaText, Sylfaen, Symbol, Tahoma, TimesNewRoman, TraditionalArabic, TrebuchetMS,Tunga, UrduTypesetting, Utsaah, Vani, Verdana, VerdanaPro, VerdanaProBlack, VerdanaProCond,VerdanaProCondBlack, VerdanaProCondLight, VerdanaProCondSemiBold, VerdanaProLight,VerdanaProSemiBold, Vijaya, Vrinda, Webdings, Wingdings, YuGothic, YuGothicLight,YuGothicMedium, YuGothicUI, YuGothicUILight, YuGothicUISemibold, YuGothicUISemilight,YuMincho, YuMinchoDemibold, YuMinchoLight
- Créez des entêtes et pieds de page en double cliquant en haut et en bas du document
- Cochez la case "première page différente" depuis le menu de l'entête ou du pied de page si vous souhaitez différencier les éléments de la première page
- Ajoutez des numérotations de page depuis l'onglet Insertion en cliquant sur Numéro de page. Accédez à Formats de numéro de page pour paramétrer le format souhaité (1,2,3...) et le début de la numérotation.
- Depuis l'onglet Référence, cliquez sur Table des matières et choisissez le type de table à insérer ou créez-en une personnalisez
- Mettez à jour la table des matières ainsi faîte en faisant clic droit > mettre à jour, dans le cas où de nouveaux titres ont été ajoutés.
💡 Si vous trouvez des entrées manquantes, veuillez à définir le texte à afficher en tant que titre.
- Ajouter des images dans votre document en cliquant sur insertion : image ou avec un glisser-déposer
- Optimisez la taille de vos images en les compressant pour exploiter au mieux votre document
💡 Depuis Fichier, cliquez sur "Réduire la taille du fichier" et choisissez Ecran
Organiser l'information
- Il est recommandé d'éviter d'utiliser des zones de textes
- Vous pouvez créer des tableaux à bordures invisibles pour structurer la donnée
- Sélectionnez le texte concerné, puis, depuis l'onglet Mise en page, cliquez sur colonnes.
- Choisissez le nombre de colonnes à afficher
- Pour éviter que les lignes d'un tableau ou d'un paragraphes ne se coupent entre deux pages, sélectionnez le bloc à scinder, et via le clic droit accédez à paragraphes.
- Dans l'onglet enchainement, cochez la case paragraphes solidaires et lignes solidaires. Enregistrez.
- Pour répéter les entêtes d'un tableau, sélectionnez la ou les lignes de tableau qui constituent l'entête à répéter
- Faîtes clic-droit > propriété du tableau et depuis options cochez "répéter en haut de chaque page en tant que ligne d'entête". Cliquez sur OK