Bonnes pratiques Word

Construisez votre document Word en suivant les bonnes pratiques Word

BONUS

Nous allons parcourir en 3 étapes simples pour designer un document Word :

Structurer le document
Ajouter le contenu
Organiser l'information

Pré-requis
✓ Avoir une licence Microsoft Word

Structurer le document

ASTUCE #1

Créez un document stable, homogène et propre en commençant par structurer votre document.

Voir les mises en page cachées

Activez les espaces, retours à la ligne, saut de pages et changement de section en cliquant sur le symbole ¶ "Afficher les marques de mises en forme" depuis l'onglet "Accueil"

Concevoir l'apparence du document

Depuis l'onglet "Insertion", choisissez l'orientation du document ou de la section
Depuis l'onglet "Conception", choisissez la couleur du fond de page, et ses bordures et filigranes

Définir les marges

Depuis l'onglet "Mise en page", choisissez le format des marges : par défaut ou personnalisées

Astuce
Modifiez les espacements à la main à l'aide des règles horizontales et verticales. Rendez-vous dans l'onglet Affichage pour cocher la case "Règle" si celles-ci ne sont pas visibles

Ajouter le contenu

ASTUCE #2

Gestion des paramètres de police

Paramétrez vos titres, sous-titres et corps de texte en créant vos propres polices par défaut depuis l'onglet Volet style, depuis l'Accueil.

Astuce
Utilisez l'outil "Reproduire la mise en forme" pour homogénéïser les polices

Choix des polices

Gonexa gère les polices Word standard suivantes :

AngsanaNew
AngsanaUPC
Aparajita
ArabicTypesetting
Arial
ArialBlack
ArialNova
ArialNovaCond
ArialNovaCondLight
ArialNovaLight
Batang
BatangChe
BrowalliaNew
BrowalliaUPC
Calibri
CalibriLight
Cambria
CambriaMath
Candara
ComicSansMS
Consolas
Constantia
Corbel
CordiaNew
CordiaUPC
CourierNew
DaunPenh
David
DengXian
DengXianLight
DFKai-SB
DilleniaUPC
DokChampa
Dotum
DotumChe
Ebrima
EstrangeloEdessa
EucrosiaUPC
Euphemia
FangSong
FranklinGothicMedium
FrankRuehl
FreesiaUPC
Gabriola
Gadugi
Gautami
Georgia
GeorgiaPro
GeorgiaProBlack
GeorgiaProCond
GeorgiaProCondBlack
GeorgiaProCondLight
GeorgiaProCondSemibold
GeorgiaProLight
GeorgiaProSemibold
GillSansNova
GillSansNovaCond
GillSansNovaCondLt
GillSansNovaCondUltraBold
GillSansNovaCondXBd
GillSansNovaLight
GillSansNovaUltraBold
Gisha
Gulim
GulimChe
Gungsuh
GungsuhChe
Impact
IrisUPC
IskoolaPota
JasmineUPC
JavaneseText
KaiTi
Kalinga
Kartika
KhmerUI
KodchiangUPC
Kokila
LaoUI
Latha
Leelawadee
LeelawadeeUI
LeelawadeeUISemilight
LevenimMT
LilyUPC
LucidaConsole
LucidaSansUnicode
MalgunGothic
MalgunGothicSemilight
Mangal
Marlett
Meiryo
MeiryoUI
MicrosoftHimalaya
MicrosoftJhengHei
MicrosoftJhengHeiLight
MicrosoftJhengHeiUI
MicrosoftJhengHeiUILight
MicrosoftNewTaiLue
MicrosoftPhagsPa
MicrosoftSansSerif
MicrosoftTaiLe
MicrosoftUighur
MicrosoftYaHei
MicrosoftYaHeiLight
MicrosoftYaHeiUI
MicrosoftYaHeiUILight
MicrosoftYiBaiti
MingLiU
MingLiU-ExtB
MingLiU_HKSCS
MingLiU_HKSCS-ExtB
Miriam
MiriamFixed
MongolianBaiti
MoolBoran
MSGothic
MSMincho
MSPGothic
MSPMincho
MSUIGothic
MVBoli
MyanmarText
Narkisim
NeueHaasGroteskTextPro
NirmalaUI
NirmalaUISemilight
NSimSun
Nyala
PalatinoLinotype
PlantagenetCherokee
PMingLiU
PMingLiU-ExtB
Raavi
RockwellNova
RockwellNovaCond
RockwellNovaCondLight
RockwellNovaExtraBold
RockwellNovaLight,Rod
SakkalMajalla
SanskritText
SegoeMDL2Assets
SegoePrint
SegoeScript
SegoeUI
SegoeUIBlack
SegoeUIEmoji
SegoeUIHistoric
SegoeUILight
SegoeUISemibold, SegoeUISemilight
SegoeUISymbol
ShonarBangla
Shruti
SimHei
SimplifiedArabic
SimplifiedArabicFixed
SimSun
SimSun-ExtB
SitkaBanner
SitkaDisplay
SitkaHeading
SitkaSmall
SitkaSubheading
SitkaText
Sylfaen
Symbol
Tahoma
TimesNewRoman
TraditionalArabic
TrebuchetMS,Tunga
UrduTypesetting
Utsaah
Vani
Verdana
VerdanaPro
VerdanaProBlack
VerdanaProCond
VerdanaProCondBlack
VerdanaProCondLight
VerdanaProCondSemiBold
VerdanaProLight
VerdanaProSemiBold
Vijaya
Vrinda
Webdings
Wingdings
YuGothic
YuGothicLight
YuGothicMedium
YuGothicUI
YuGothicUILight
YuGothicUISemibold
YuGothicUISemilight
YuMincho
YuMinchoDemibold
YuMinchoLight

Si votre police ne fait pas partie des polices Word standards, incorporez de nouvelles polices personnalisées au moment d'enregistrer votre Word pour pouvoir les utiliser à la génération.

Dans le cas inverse, elle sera remplacée par une police standard.

Dans le menu, sélectionnez "Préférences"
Dans la boite de dialogue (Microsoft) sous "Sortie et partage", sélectionnez "Enregistrer"
Sous "Incorporations de polices" sélectionnez "incorporer des polices dans le fichier"
Cochez "Incorporer uniquement les caractères utilisées dans la présentation" pour réduire la taille du fichier à l'enregistrement

Cliquez sur l'onglet Fichier, puis sur Option (coin inférieur gauche de la fenêtre)
Dans la colonne de gauche, sélectionnez l'onglet "Enregistrer"
En bas, sous "concerver la fidélité lors du partage de cette présentation", activez la case à cocher "incorporer des polices dans le fichier" et enregistrez
Cochez "Incorporer uniquement les caractères utilisées dans la présentation" pour réduire la taille du fichier à l'enregistrement

Piloter les en-têtes et pieds de page

Créez des en-têtes et pieds de page en double cliquant en haut et en bas du document
Cochez la case "première page différente" depuis le menu de l'en-tête ou du pied de page si vous souhaitez différencier les éléments de la première page
Ajoutez des numérotations de page depuis l'onglet Insertion en cliquant sur Numéro de page. Accédez à "Formats de numéro de page" pour paramétrer le format souhaité (1,2,3...) et le début de la numérotation

Ajouter un sommaire

Depuis l'onglet "Référence", cliquez sur "Table des matières" et choisissez le type de table à insérer ou créez-en une personnalisez
Mettez à jour la table des matières ainsi faîte en faisant clic droit > mettre à jour, dans le cas où de nouveaux titres ont été ajoutés.

Astuce
Si vous trouvez des entrées manquantes, veillez à définir le texte à afficher en tant que titre

Insérer et optimiser les images

Ajouter des images dans votre document en cliquant sur insertion : image ou avec un glisser-déposer
Optimisez la taille de vos images en les compressant pour exploiter au mieux votre document

Astuce
Depuis Fichier, cliquez sur "Réduire la taille du fichier" et choisissez Ecran

Organiser l'information

ASTUCE #3

Afficher de l'information

Il est recommandé d'éviter d'utiliser des zones de textes
Vous pouvez créer des tableaux à bordures invisibles pour structurer la donnée

Affichage multi colonnes

Sélectionnez le texte concerné, puis, depuis l'onglet "Mise en page", cliquez sur "colonnes"

Choisissez le nombre de colonnes à afficher

Créer des paragraphes solidaires

Pour éviter que les lignes d'un tableau ou d'un paragraphes ne se coupent entre deux pages, sélectionnez le bloc à scinder, et via le clic droit accédez à "paragraphes"
Dans l'onglet enchainement, cochez la case "paragraphes solidaires et lignes solidaires". Enregistrez.

Utiliser des sauts de page et de section

Insérez un saut de page pour passer à une nouvelle page proprement
Insérez un saut de section pour modifier la mise en forme d'une section à une autre sans affecter tout le document

Les tableaux

Répéter les en-têtes de tableaux

Pour répéter les en-têtes d'un tableau, sélectionnez la ou les lignes de tableau qui constituent l'entête à répéter
Faîtes clic-droit > propriété du tableau et depuis options cochez "Répéter en haut de chaque page en tant que ligne d'en-tête". Cliquez sur OK

Afficher le quadrillage

Afficher le quadrillage pour voir les limites des tableaux qui n'ont aucune bordure visible
Cliquez sur votre tableau, puis sur l'onglet "Disposition du tableau"

Cliquez sur "Afficher les quadrillage" pour l'activer
Le quadrillage est visible aux emplacements du tableau sans bordures

Astuce
Contrairement aux bordures, le quadrillage n'apparait qu'à l'écran et ne s'imprime jamais