• Depuis la boite à outil, cliquez sur Nouvelle ressource
• Choisissez le type : Variable et donnez un nom d'API
• Sélectionnez le type de donnée Texte, pour stocker l'id du record à générer.
• Cochez la case : Disponible pour l'entrée

• Depuis le processus, cliquez sur le + et choisissez l'élément : écran
• Nommez l'étiquette et le nom API

  Astuce
  Dans les propriétés de l'écran, renommez le bouton "Suivant" dans la configuration du pied de page pour améliorer l'expérience utilisateur.

• Glissez-déposez le composant souhaité : date, case à cocher, texte informatif...
• Validez

Pour mettre à jour la donnée renseignée dans l'écran précédent, vous pouvez ajouter une action de mise à jour. Elle déclenchera une prochaine action.

• Depuis le processus, cliquez sur le + et choisissez l'élément : mise à jour des enregistrements
• Nommez l'étiquette et le nom API
• Cochez la case :spécifier les conditions d'identification des enregistrements
• Sélectionnez l'objet Salesforce depuis lequel le champ est à mettre à jour (ex. Devis)
• Filtrez les conditions avec l'Id de l'enregistrement = la variable recordId précédemment créée
• Définissez les champs à mettre à jour et leur valeur. (Ex. ExpirationDate = Date d'expiration et Statut = Révision)
• Validez, enregistrez, nommez et activez votre flux.

Déposez le flux sur vote contexte.

• Accédez à votre objet principal depuis Salesforce (objet depuis lequel l'action est déclenchée)
• Cliquez sur modifier la page
• Glissez-déposez le composant Flux à l'endroit souhaité
• Sélectionnez le flux à appeller dans la liste déroulante
• Cochez la case : transmettre l'ID de l'enregistrement dans cette variable

Nom de l'action : "Generate a document (Future)"

Cette action de flux est similaire à l’action Generate a document, la configuration est similaire. Elle sert à générer un seul document de manière asynchrone, cela signifie qu’elle s’exécutera en arrière plan. Elle comprend les mêmes paramètres que l’action Generate a document, seule la manière d’exécution est différente.

Nom de l'action : "Generate multiple document (<50 000 records)"

Générer plusieurs documents d'un coup a partir d'une vue de liste.

• Donnez lui une étiquette et un nom API
• Récupérer les enregistrements depuis l'objet de votre contexte. (Ex. La génération de certifications depuis les contacts)
• Filtrez les enregistrements avec l'exigence suivante :

  Champ : Id
  Opérateur : dans
  Valeur : ids

Afin de remplir le champ valeur, créez une nouvelle ressource :

• Type de ressource : Variable
• Nom d'API : ids
• Type de données : Texte
• Autoriser les valeurs multiples (collection)
• Disponible pour l'entrée
• Validez

Ajoutez l'action sur la présentation de page de votre objet principal.

• Depuis le gestionnaire d'objet de la configuration, accédez à l'objet depuis lequel vous souhaitez lancer les générations.
• Accédez à l'onglet Boutons, liens et actions
• Créez un nouveau bouton de type Bouton de liste
• Nommez l'étiquette de votre choix (Ex. générer les certifications)
• Collez l'URL du Flux dans le lien.
• Depuis l'onglet présentation du bouton de vue de liste, ajoutez le nouveau bouton et enregistrez.
• Validez et testez

Insérer des variables dynamiques dans un document

Vous avez parfois besoin d’afficher une ou plusieurs valeurs dynamiques à la génération d’un document.

Dans un flux Salesforce :

Commencez par créer une variable de collection dans votre flux. Cette variable stockera les données que vous souhaitez afficher dans votre document.

Ajoutez une action d’attribution pour attribuer les valeurs voulus à la variable de collection. L’ordre des attributions déterminera l’ordre des balises à positionner dans le document.

Dans l'action de génération de document, activer le paramètre "Collection of Dynamic Values", puis renseignez la variable de collection utilisée précédemment.

Dans votre modèle de document, positionnez les balises Gonexa pour afficher les valeurs dynamiques à la génération.

Nom de l'action : "Convert to PDF"

Cette action de flux permet de convertir un document en PDF, et permet également de fusionner plusieurs documents pour n’en former qu’un.
‍
Dans un flux Salesforce :

• Content Version ID : Renseignez ici l’ID du Content Version à convertir en PDF, ou auquel on souhaite ajouter des documents en annexes
  Vous pouvez récupérer cette valeur avec une obtention d'enregistrement dans le flux.
  ‍

Dans le cas où vous souhaitez fusionner plusieurs documents, créez une variable de collection pour stocker des annexes

• Annexes IDS : Renseignez ici la variable de collection dans laquelle vous avez stocké les IDs des documents à ajouter au document principal.
  On attend ici des IDs de version de contenu (Content Version)
  Vous pouvez récupérer les documents via un écran ou en utilisant une obtention d'enregistrement dans le flux par exemple

Nom de l'action : "Create a dynamic filter"

L’utilisation de filtres dynamiques donne la possibilité à l'utilisateur qui génère son document de choisir quel filtre appliquer sur un objet enfant du modèle de document.

La génération avec des filtres dynamiques ne peut être faite que via un flux Salesforce.

Dans un flux Salesforce :

• Condition on query : Renseignez ici la condition de récupération des enregistrements. Ce qui est attendu est ce qui se trouve après le Where d’une requête SOQL
• Document template object Id : Renseignez ici l’ID de l’objet enfant du modèle de document concerné par le filtre.
  Vous pouvez récupérer cette valeur avec une obtention d'enregistrement dans le flux.

Créez une variable de collection dans votre flux. Cette variable stockera le résultat du filtre dynamique.

Ajoutez une action d’attribution pour attribuer le résultat du filtre dynamique à la variable de collection.
Pour cela, il faut Ajouter le résultat de l'action Create a dynamic filter. 

Dans l'action de génération de document, activer le paramètre "Collection of Dynamic Filters", puis renseignez la variable de collection utilisée précédemment.

Nom de l'action : "Send e-mail with attachment"

Vous avez parfois besoin d'envoyer un e-mail avec une pièce jointe.

Dans un flux Salesforce :

Renseignez les paramètres attendus :

• Contact or User ID : Renseignez l’ID du contact ou de l'utilisateur auquel vous souhaitez envoyer un e-mail. Vous pouvez récupérer cette valeur avec une obtention d'enregistrement dans le flux.
• Email Template ID : Renseignez l’ID du modèle d’e-mail à utiliser pour l’envoi. Vous pouvez récupérer cette valeur avec une obtention d'enregistrement dans le flux sur l’objet EmailTemplate par exemple.
• Content Document ID : Activez ce paramètre pour ajouter un document en pièce jointe. Vous pouvez récupérer cette valeur avec une obtention d'enregistrement dans le flux.
• Related To ID : Activez ce paramètre si vous souhaitez lier l’activité à un enregistrement particulier en plus de le lier au contact. Renseignez l'ID de l’enregistrement voulu, vous pouvez le récupérer avec une obtention d’enregistrement dans le flux.

Vous pouvez ajouter d’autres paramètres dans l’action, comme l’ajout de destinataire en copie, l’ajout d’une adresse d’expédition personnalisée ou l’affichage d’un nom d’expéditeur

Renseigner une variable dans les actions de génération

Vous avez parfois besoin de créer des automatismes suite à la génération d'un document, tels que l'envoi par email ou signature par exemple.
Dans un flux Salesforce, vous avez la possibilité d'identifier chaque génération et de retrouver cette information dans le journal de génération.

Dans un flux Salesforce :

• Renseignez les paramètres habituels attendus
• Activez le paramètre “Generation Tag”
• Renseigner une valeur descriptive dans ce champ, telle que le nom du flux ou toute information utile pour identifier clairement la génération dans le journal de génération.

• Enregistrez votre flux
• A la génération d’un document via ce flux, le champ “Tag de génération” dans le journal de génération prendra automatiquement la valeur définie

Avec cette information dans le journal de génération, vous pouvez définir simplement les conditions de déclenchement de vos automatismes par la suite.