Formation Avancée
La solution Gonexa Doc est la solution historique de Gonexa permettant de générer un document à partir d'un modèle au format .docx .xlsx .pptx .pdf
Les Flux Gonexa
Gagnez du temps et supprimez les actions répétitives avec les actions de flux Salesforce.
Nous allons décomposer cette formation en 4 étapes :
- Grands principes de flux, action déclenchée sur la mise à jour d'un record
- Générer un document unitairement
- Générer des documents à partir d'une vue de liste
Prérequis de la formation
- S'assurer que la génération au clic fonctionne
- Connaitre le processus à mettre en place
☝️ Org de flux préconçus
Accédez à notre org de flux d'exemple pour vous inspirez. Retrouvez les cas d'usage les plus utilisés par nos clients.
- adresse : login.salesforce.com
- identifiant : tester@gonexa.fr
- mot de passe : Gonexa01
Grands principe de flux
Depuis la configuration Salesforce, accédez aux Flux (flow), puis cliquez sur Nouveaux Flux.
Sélectionnez le type de flux à mettre en place.
- Flux d'écran : Affichez des paramétres ou des informations àl'utilisateur avant de lancer une action au clic. (Ex. Choix du modèle et du format de sortie avant génération au clic)
- Flux déclenché par un enregistrement : Déclencher une action lors de la création, mise à jour ou suppression d'un enregistrement Salesforce. (ex. Modification d'un statut, case à cocher... )
- Flux déclenché par une planification : déclencher une action précise à une heure programmée (ex. Génération de reçus fiscaux tous les 31 decembre à 9h)
Cliquez sur Créer.
💡 Astuce; La variable recordId est quasiment systématique pour tous les flux d'écran. Elle sert à variabiliser le champ recordId, et à fournir au flux le contexte depuis lequel nous lançons la génération.
- Depuis la boite à outil, cliquez sur Nouvelle ressource
- Choisissez le type : Variable et donnez un nom d'API
- Sélectionnez le type de donnée Texte, pour stocker l'id du record à générer.
- Cochez la case : Disponible pour l'entrée
Depuis le processus, cliquez sur le + et choisissez l'élément : écran
- Nommez l'étiquette et le nom API
💡 Astuce; Renommez le bouton suivant dans la configuration du pied de page pour améliorer l'expérience utilisateur.
- Glissez-déposez le composant souhaité : date, case à cocher, texte informatif...
Validez
Pour mettre à jour la donnée renseignée dans l'écran précédent, vous pouvez ajouter une action de mise à jour. Elle déclenchera une prochaine action.
Depuis le processus, cliquez sur le + et choisissez l'élément : mise à jour des enregistrements
- Nommez l'étiquette et le nom API
- Cochez la case :spécifier les conditions d'identification des enregistrements
- Sélectionnez l'objet Salesforce depuis lequel le champ est à mettre à jour (ex. Devis)
- Filtrez les conditions avec l'Id de l'enregistrement = la variable recordId précédemment créée
- Définissez les champs à mettre à jour et leur valeur. (Ex. ExpirationDate = Date d'expiration et Statut = Révision)
Validez, enregistrez, nommez et activez votre flux.
Déposez le flux sur vote contexte.
- Accédez à votre objet principal depuis Salesforce (objet depuis lequel l'action est déclenchée)
- Cliquez sur modifier la page
- Glissez-déposez le composant Flux à l'endroit souhaité
- Sélectionnez le flux à appeller dans la liste déroulante
- Cochez la case : transmettre l'ID de l'enregistrement dans cette variable
Générer un document automatiquement
Construisez votre processus à votre convenance (écran, décision, message de succès...) et ajoutez l'action Gonexa.
- Ajoutez un élément à votre flux de type Action
- Sélectionnez l'action GenerateDocument : apex-gnc__DocumentGenerationInvocable
- Renseignez les 3 éléments suivants :
- Format de sortie : appelle la valeur pdf, xlxs, pptx, ou docx.
Vous pouvez variabiliser cette valeur avec un écran en créant de nouvelles ressources de type choix.
- recordId : récupère l'id du record à générer.
Cette valeur est à variabiliser avec une variable de type texte, disponible pour l'entrée.
- TemplateId : récupère l'Id du modèle de document à générer.
Cette valeur peut etre variabilisé dans un écran ou sélectionné parmi les documents selon certains critères comme le nom du document ou l'azure id.
Enregistrez, activez, et testez.
Générer des documents à partir d'une vue de liste
Générer plusieurs documents d'un coup a partir d'une vue de liste.
Ajoutez un élément d'obtention d'enregistrement à votre flux
- Donnez lui une étiquette et un nom API
- Récupérer les enregistrements depuis l'objet de votre contexte. (Ex. La génération de certifications depuis les contacts)
- Filtrez les enregistrements avec l'exigence suivante :
Champ : Id
Opérateur : dans
Valeur : ids
Afin de remplir le champ valeur, créez une nouvelle ressource :
- Type de ressource : Variable
- Nom d'API : ids
💡 Attention nom sensible à la casse
- Type de données : Texte
- Autoriser les valeurs multiples (collection)
- Disponible pour l'entrée
Validez
Ajoutez l'action sur la présentation de page de votre objet principal.
- Depuis le gestionnaire d'objet de la configuration, accédez à l'objet depuis lequel vous souhaitez lancer les générations.
- Accédez à l'onglet Boutons, liens et actions
- Créez unnouveau bouton de type Bouton de liste
- Nommez l'étiquette de votre choix (Ex. générer les certifications)
- Collez l'URL du Flux dans le lien.
💡 Astuce vous trouverez l'URL de votre flux dans les détails du flux.
- Depuis l'onglet présentation dubouton de vue deliste, ajoutez le nouveau bouton et enregistrez.
Validez et testez