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Word display conditions
Bring dynamism to your template by creating conditions for displaying paragraphs, images, or any element in your document.
We are going to break down the training into 2 simple steps :
- Creation of a simple condition to understand the principle
- See real use cases that we encounter regularly
Pré-requis
✓ Avoir un modèle déjà prêt avec l'objet principal et un objet enfant configuré
✓ Utiliser un modèle Word. Cette fonctionnalité n'etant pas disponible dans Google Doc
✓ Avoir les champs "adresse d'expédition" et "adresse de facturation" présents dans le modèle
A condition allows you to display or not display text, an image, a table, and other elements based on a criterion found in Salesforce. This is very useful to add a legal paragraph in the T&Cs based on a checkbox, for example in Salesforce, or to hide a part that shows the possible discounts when no discount has been applied in a quote.
The idea is to personalize a template without multiplying the number of different templates.
Astuce
Les conditions sont particulièrement utiles pour insérer une clause légale dans les CGVs uniquement si une case est cochée dans Salesforce, ou pour masquer une section sur les remises si aucune remise n'a été appliquée au Devis.
Simple display condition
The logic in our example will be simple, we want to display the word “Apple” when the checkbox on the “Show the word Apple” account is checked.
La syntaxe fonctionne de la manière suivante :
{ IF "{!Objet|Champ}" = "Valeur attendue"
"résultat si vrai" "résultat si faux" MERGEFORMAT }
Elle se compose de 4 éléments :
La balise décisionelle est le critère Salesforce depuis lequel la décision se base. C'est le champs Salesforce évalué qui porte la valeur à tester.
L'opérateur définit comment comparer la balise à la valeur attendue. Il peut être égal =, différent de <>, supérieur à >, supérieur ou égal à >=, inférieur ou égal à <=.
La valeur attendue est ce à quoi on compare le champ. Elle est toujours entre guillements.
Le texte si vrai et texte si faux représentent ce qui sera affiché exactement dans le document selon le résultat. Ils peuvent contenir du texte, des balises, des images, des tableaux, des pycto, des pages, des paragraphe ou être vide "" pour n'afficher rien.
MERGEFORMAT est optionnel et uniformise la forme du text eaffiché. Il peut être supprimé.
Une condition peut être déclenchée sur un champ Salesforce de type texte, liste de sélection, case à cocher ou devise qu'il soit sur l'objet principal, l'objet parent ou un objet enfant.
- Define the field that will be used next for the condition (The “multiple selection list”, “date”, and “text box” fields cannot be used in a condition)
- Think about the logic you want
- Une condition simple (Valeur A ou B)
- Une condition avancée (ET, OU, ET + OU)
- Une condition imbriquée (Condition dans une condition) - Find the document template on which you want to make the condition
- Make sure that the main object & the child objects (optional) are properly configured
- Open the assistant from the document template
- Using the assistant, find the Salesforce field that will be the basis of your condition
- Click on the 3 small dots at the end of the line
- Click on “Add a condition”
- I complete the logic by entering the word “Apple” in the “True” box (True = Box checked)
Pour exemple
Afficher le texte "Pomme" quand la case "Afficher pomme" est cochée sinon ne rien afficher si la case n'est pas cochée. - I leave the “False” box empty to put nothing if the box is unchecked
- Click on “Copy”
Attention
L'insertion d'une condition se fait impérativement via la manipulation décrite ci-dessous. Copier-coller la condition telle quelle dans le document ne permettra pas de la déclencher
- Click on the “Insert” tab on the word ribbon
- Click on “Fields...” or “Insert Field”
- Depuis la pop-up, collez la condition dans la zone éditable à la place du signe = déjà présent
- Finalize by clicking on “Ok”
- Cliquez sur l'onglet "Insertion" dans le ruban word
- Cliquez sur "Quick parts", puis sur "Champs..."
- Depuis la pop-up, collez la condition dans la zone "Formule :" à la place du signe = déjà présent
- Finaliser en cliquant sur "Ok"
Note that it is the condition if false that will be displayed by default in the template but that the condition will execute according to our criterion at the time of generation.
Vous pouvez ouvrir vos conditions pour comprendre leur structure ou pour enrichir les résultats si vrai / si faux avec du contenu personnalisé
- Depuis votre condition ou en sélectionnant l'intégralité de votre modèle, faîtes clic droit > "Ouvrir les codes des champs"
- Trouvez la condition sous sa forme brute :
{ IF "{!Quote|Afficher_pomme__c}" = "true" "Pomme" "" MERGEFORMAT } - La condition contient deux zones entre guillemets à la fin : le résultat si vrai et le résultat si faux. Ce sont les seules parties que vous devez modifier. Tout le reste est la structure de la condition. Ne pas y toucher.
- Entre ces guillemets, vous pouvez écrire du texte simple, plusieurs paragraphes, insérer des images, des tableaux ou d'autres balises Gonexa. Le contenu peut s'étendre sur plusieurs pages
Attention
La condition SI est sensible à la casse et à la structure. La moindre modification en dehors des zones de résultat peut la rendre invalide. Avant de modifier, activez les marques de mise en forme (¶) dans Word pour bien visualiser les limites de chaque zone et éviter les erreurs.
{ IF MERGEFIELD "{!Account|Checkbox_pomme}" = "true" "Résultat si vrai modifiable" "résultat si faux modifiable" } - Lorsque votre condition a été enrichie, refermez-là en faisant clic-droit "Mettre à jour les codes des champs" pour la refermer. Vous verrez le résultat si faux apparaitre.
- Upload your template with the condition as usual when loading a new version
- Find a record that matches your criteria (We check the box “Show the word Apple” on our account for the example)
- Generate a document to validate that the condition works well
- Systematically test all the alternatives for your condition to ensure that it has been well built
Use cases
Retrouvez plusieurs modèles de conditions simples pré-conçus à réutiliser et à personnaliser.
Les conditions peuvent être basées sur un objet principal, un objet parent, un objet enfant, une case à cocher, une devise ou une picklist et peuvent afficher du texte, un chiffre, une image statique ou dynamique, un pyctogramme, un tableau, d'autres balises ou un vide.
Attention
Une balise ne peut pas être basée sur un champ de text enrichi ni sur une date.
La valeur attendue ne peut pas être une image ni un pictogramme. Elle doit correspondre strictement à la valeur renvoyée par Salesforce au moment de la génération (ex.: valeur de picklist, « 0,00 € » et non pas 0 ou null…).
Toute différence, même minime(format, symbole, espace, casse...), empêchera la condition de fonctionner correctement.
Astuce
Entre les guillemets (""), vouspouvez saisir le contenu de votre choix : texte, caractères spéciaux ou éléments de mise en forme compatibles avec Word (saut de ligne, saut de page, saut desection, affichage en colonnes, etc.).
Retrouvez le modèle de conditions SI simples.
We assume that we have a template with an array where there is a currency field to be able to make the condition. In our example, we use opportunity and opportunity products.
- Make sure you have a main object as well as a child object configured
- Open the assistant from the document template
- Look for the field on your child object
- Click on the 3 small dots and add a condition
- Indicate “0" in the expected value
- Text if true = Free
- Text if false = [Re-enter the tag you want to display]
- In the table in Word, position yourself where you want to insert the condition
- Always access the same menu to insert a “Insert/Insert Field” field
- Paste the condition into the editable area
- Click on “Ok”
- Finalize by uploading the template as usual
- Test
We're starting with an example where we want to display a checkbox in the same way as in Salesforce.
- The starting principle remains the same as for the previous case.
- We insert a condition
- Text if true = ✅
- Text if wrong = ❌
Note that if we use emojis here but we could easily insert images, you simply have to make this change after having inserted the condition, toggle the field codes with a right click on the condition.
- If you changed the condition directly by switching the field codes, make sure to “Update Fields” by right-clicking on the condition
- Same principle as before to insert the condition
- Once the condition is inserted, right-click to “toggle field codes”
- Move all of the parts you want to have dynamically into the “Text if true” or “Text if false” area according to your logic
- Finalize by uploading the template as usual
- Test
Advanced display conditions
Create multiple nested conditions (or, and, and +or), and display images, tables, pyctograms, checkboxes, or display a specific layout with advanced SI condition constructs.
Download the template for inspiration.
- La condition OR
Ex. Affichage de la clause A si le statut de l'opportunité est Qualification ou Proposition - La condition AND
Ex. Afficher une clause si le montant du deal est supérieur ou égal 50 000 € et que la probabilité est supérieur a 80% - La condition AND + OR
Ex. Afficher une clause si le statut est fermé gagné ou fermé perdu et que le Pays est France
Lorsque le résultat dépend de plusieurs critères simultanés, on utilise les opérateurs AND ou OR.AND : toutes les conditions doivent être vraies pour afficher le résultat A.
Lorsque le résultat peut prendre plus de deux valeurs, on imbrique des conditions Si les unes dans les autres. Le résultat si faux d'une condition devient lui-même une nouvelle condition. Cela permet de gérer autant de cas que nécessaire, en cascade.
- Download the conditions template and open it with Word.
- Select the entire document (control + A) and right-click: toggle field codes to display conditions
- Copy and paste the condition you want to use into your Word template.
- Open the condition and change the values as needed: tag, operator, text if true, text if false
- Close your condition by selecting it, via right click: update field codes
Are you having a problem with IF conditions?
Check out our help page: The Word IF condition inserted in the document does not trigger