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Word display conditions
Bring dynamism to your template by creating conditions for displaying paragraphs, images, or any element in your document.
We are going to break down the training into 2 simple steps :
- Creation of a simple condition to understand the principle
- See real use cases that we encounter regularly
Pré-requis
✓ Avoir un modèle déjà prêt avec un objet principal et un objet enfant (facultatif)
✓ Travailler sur un modèle Word - cette fonctionnalité n'etant pas disponible dans Google Doc
A condition allows you to display or not display text, an image, a table, and other elements based on a criterion found in Salesforce. This is very useful to add a legal paragraph in the T&Cs based on a checkbox, for example in Salesforce, or to hide a part that shows the possible discounts when no discount has been applied in a quote.
Elle peut être basée sur le champ d'objet principal, un objet parent, un objet enfant, une case à cocher, une devise ou une picklist et peuvent afficher du texte, un chiffre, une image statique ou dynamique, un pyctogramme, un tableau, d'autres balises ou un vide.
The idea is to personalize a template without multiplying the number of different templates.
Attention
La condition SI n'est compatible qu'avec un modèle de document au format d'entrée Word.
Simple display condition
The logic in our example will be simple, we want to display the word “Apple” when the checkbox on the “Show the word Apple” account is checked.
La syntaxe fonctionne de la manière suivante :
{ IF "{!Objet|Champ}" = "Valeur attendue"
"résultat si vrai" "résultat si faux" MERGEFORMAT }
Elle se compose de 4 éléments :
La balise décisionelle est le critère Salesforce depuis lequel la décision se base. C'est le champs Salesforce évalué qui porte la valeur à tester.
L'opérateur définit comment comparer la balise à la valeur attendue. Il peut être égal =, différent de <>, supérieur à >, supérieur ou égal à >=, inférieur ou égal à <=.
La valeur attendue est ce à quoi on compare le champ. Sauf dans le cas d'une devise, elle est entre "".
Le texte si vrai et texte si faux représentent ce qui sera affiché exactement dans le document selon le résultat. Ils peuvent contenir du texte, des balises, des images, des tableaux, des pycto, des pages, des paragraphe ou être vide "" pour ne rien afficher.
MERGEFORMAT est optionnel et uniformise la forme du text affiché.
Définissez d'abord la logique que vous souhaitez appliquer et la balise décisionelle sur laquelle se baser.
- Think about the logic you want
Une condition simple (Valeur A ou B)
Déclencher une condition sur un seul critère
Ex. Afficher le mot pomme si la case "Afficher le mot pomme" est cochéeUne condition avancée (ET, OU, ET + OU)
Déclencher une condition sur plusieurs critères
Ex. Afficher une clause particulière si le client est de type Grand compte et que le montant de l'opportunité est supérieur à 100 000€Une condition imbriquée
Déclencher une condition dans le résultat d'une condition
Ex. Afficher le logo A si la marque est A ou si la marque est B afficher le logo B sinon afficher le logo C - Find the document template on which you want to make the condition
- Make sure that the main object & the child objects (optional) are properly configured
- Open the assistant from the document template
- Using the assistant, find the Salesforce field that will be the basis of your condition
- Click on the 3 small dots at the end of the line
- Click on “Add a condition”
- I complete the logic by entering the word “Apple” in the “True” box (True = Box checked)
- Click on “Copy”
Attention
L'insertion d'une condition se fait impérativement via la manipulation décrite ci-dessous. Copier-coller la condition telle quelle dans le document ne permettra pas de la déclencher
- Click on the “Insert” tab on the word ribbon
- Click on “Fields...” or “Insert Field”
- Depuis la pop-up, collez la condition dans la zone éditable à la place du signe = déjà présent
- Finalize by clicking on “Ok”
- Cliquez sur l'onglet "Insertion" dans le ruban word
- Cliquez sur "Quick parts", puis sur "Champs..."
- Depuis la pop-up, collez la condition dans la zone "Formule :" à la place du signe = déjà présent
- Finaliser en cliquant sur "Ok"
Note that it is the condition if false that will be displayed by default in the template but that the condition will execute according to our criterion at the time of generation.
Vous pouvez ouvrir vos conditions pour comprendre leur structure ou pour enrichir les résultats si vrai / si faux avec du contenu personnalisé
- Depuis votre condition ou en sélectionnant l'intégralité de votre modèle, faîtes clic droit > "Ouvrir les codes des champs"
- Trouvez la condition sous sa forme brute :
{ IF "{!Quote|Afficher_pomme__c}" = "true" "Pomme" "" MERGEFORMAT } - La condition contient deux zones entre guillemets à la fin : le résultat si vrai et le résultat si faux. Ce sont les seules parties que vous devez modifier. Tout le reste est la structure de la condition. Ne pas y toucher.
- Entre ces guillemets, vous pouvez écrire du texte simple, plusieurs paragraphes, insérer des images, des tableaux ou d'autres balises Gonexa ou un vide. Le contenu peut s'étendre sur plusieurs pages et sa mise en forme peut être personnalisé sur Word
Attention
La condition SI est sensible. La moindre modification en dehors des zones de résultat peut la rendre invalide. Avant de modifier, activez les marques de mise en forme (¶) dans Word pour bien visualiser les limites de chaque zone et éviter les erreurs.
{ IF "{!Account|Checkbox_pomme}" = "true" "Résultat si vrai modifiable" "résultat si faux modifiable" } - Lorsque votre condition a été enrichie, refermez-là en faisant clic-droit "Mettre à jour les codes des champs" pour la refermer. Vous verrez le résultat si faux ou si vrai apparaître.
- Upload your template with the condition as usual when loading a new version
- Find a record that matches your criteria (We check the box “Show the word Apple” on our account for the example)
- Generate a document to validate that the condition works well
- Systematically test all the alternatives for your condition to ensure that it has been well built
Astuce
Pour obtenir les résultats les plus propres et fiables, gardez ces meilleures pratiques à l’esprit :
Prévisualisez avant de finaliser ou de complexifier
Effectuez toujours une fusion de test pour confirmer que les instructions IF s’affichent correctement ou pour complexifier la condition existante en y allant étapes par étapes.
Attention aux espaces supplémentaires
Word est sensible à l’espacement. Même de petites erreurs peuvent casser les conditions. Assurez-vous qu'elles n'aient pas de coquilles.
Gardez les conditions simples
Des IF imbriqués trop complexes peut devenir difficile à maintenir, à faire évoluer ou à transmettre à un autre administrateur.
Use cases
Retrouvez plusieurs modèles de conditions simples pré-conçus à réutiliser et à personnaliser.
Les conditions peuvent être basées sur un objet principal, un objet parent, un objet enfant, une case à cocher, une devise ou une picklist et peuvent afficher du texte, un chiffre, une image statique ou dynamique, un pyctogramme, un tableau, d'autres balises ou un vide.
Attention
Une balise ne peut pas être basée sur un champ de text enrichi ni sur une date.
La valeur attendue ne peut pas être une image ni un pictogramme. Elle doit correspondre strictement à la valeur renvoyée par Salesforce au moment de la génération (ex.: valeur de picklist, « 0,00 € » et non pas 0 ou null…).
Toute différence, même minime (format, symbole, espace, casse...), empêchera la condition de fonctionner correctement.
Les conditions peuvent être basées sur un objet principal, un objet parent, un objet enfant, une case à cocher, une devise ou une picklist et peuvent afficher du texte, un chiffre, une image statique ou dynamique, un pyctogramme, un tableau, d'autres balises ou un vide.
Astuce
Entre les guillemets (""), vous pouvez saisir le contenu de votre choix : texte, caractères spéciaux ou éléments de mise en forme compatibles avec Word (saut de ligne, saut de page, saut desection, affichage en colonnes, etc.).
Retrouvez le modèle de conditions SI simples pour télécharger des exemples de conditions pré-faites à personnaliser.
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Télécharger le modèle de conditions simple
Découvrez les conditions simples les plus populaires.
Partant du principe que vous avez un modèle déjà fait, suivez les étapes suivantes :
- Assurez vous d'avoir bien un objet principal ainsi qu'un objet enfant configuré
- Ouvrez l'assistant à partir du modèle de document
- Cherchez le champ checkbox sur lequel ajouter une condition
- Cliquez sur les 3 petits points et ajouter une condition
- Indiquez "0" dans la valeur attendue
- Dans le texte si vrai écrivez un mot comme CGV par exemple.
- Dans le texte si faux : laissez un vide
- Copiez la condition
- Depuis votre modèle de document, accédez ay menu pour insérer un champ via "Insertion/Insérer un champ" ou depuis "Quickparts" "Field.."
- Collez la condition dans la zone éditable et validez
- Sélectionnez la condition ou l'entierté du document (ctrl + A) et faites clic droit "Basculer les codes des champs" pour ouvrir la condition sous son format brut :
{ IF "{!Quote|CGV_cochees__c}" = "true" "CGV" "" MERGEFORMAT } - Depuis la condition ouverte, a la place du texte "CGV" insérez vos CGV et personnalisez la mise en page à votre convenance
Astuce
Entre les guillemets (""), vous pouvez saisir le contenu de votre choix : texte, caractères spéciaux ou éléments de mise en forme compatibles avec Word (saut de ligne, saut de page, saut de section, affichage multi-colonnes, etc.). - Refermez la condition en cliquant sur "Mettre à jour les codes des champs" via le clic droit chargez le modèle et testez
We assume that we have a template with an array where there is a currency field to be able to make the condition. In our example, we use opportunity and opportunity products.
- Make sure you have a main object as well as a child object configured
- Open the assistant from the document template
- Look for the field on your child object
- Click on the 3 small dots and add a condition
- Indicate “0" in the expected value
- Text if true = Free
- In the table in Word, position yourself where you want to insert the condition
- Finalize by uploading the template as usual
We're starting with an example where we want to display a checkbox in the same way as in Salesforce.
- Ouvrez l'assistant à partir du modèle de document
- Cherchez le champ de votre objet enfant depuis lequel lancer la condition
- Dans le champ "Texte si la case est cochée" renseigné le pycto ✅ et dans "Texte si la case n'est pas cochée" renseignez "❌"
- Validez et copiez la condition
- Depuis votre modèle de document, collez la condition via "Insertion/Insérer un champ" ou depuis "Quickparts" "Field.." et validez
- Refermez la condition en cliquant sur "Mettre à jour les codes des champs" via le clic droit chargez le modèle et testez
Note that if we use emojis here but we could easily insert images, you simply have to make this change after having inserted the condition, toggle the field codes with a right click on the condition.
Advanced display conditions
Create multiple nested conditions (or, and, and +or), and display images, tables, pyctograms, checkboxes, or display a specific layout with advanced SI condition constructs.
Download the template for inspiration.
Une condition OR (au moins une condition vraie)
Déclencher une condition si l'un des deux critères est réuni
Ex. Affichage de la clause A si le statut de l'opportunité est à l'étape Qualification ou Proposition
La syntaxe fonctionne de la manière suivante :
{ IF { = IF "{!Objet|Champ1}" = "Valeur attendue" 1 0 } + { IF "{!Objet|Champ2}" = "Valeur2" 1 0 } > 0 "résultat si vrai" "résultat si faux" MERGEFORMAT }
Chaque sous-condition { = IF ... 1 0 } retourne 1 (vrai) ou 0 (faux)
Avec + : 0+0=0, dès qu'une vaut 1 → somme > 0 → vrai
Une condition AND (les deux conditions vraies)
Déclencher une condition si deux critres sont réunis
Ex. Afficher une clause si le montant du deal est supérieur ou égal 50 000 € et que la probabilité est supérieur a 80%
La syntaxe fonctionne de la manière suivante :
{ IF { = IF "{!Objet|Champ1}" = "Valeur attendue" 1 0 } * { IF "{!Objet|Champ2}" = "Valeur2" 1 0 } > 0 "résultat si vrai" "résultat si faux" MERGEFORMAT }
Chaque sous-condition { = IF ... 1 0 } retourne 1 (vrai) ou 0 (faux)
Avec * : seul 1×1=1 → produit > 0 → vrai (sinon toujours 0)
Une condition AND + OR
Déclencher une condition sur la base d'un ou plusieurs critères
Ex. Afficher une clause si le statut est fermé gagné ou fermé perdu et que le Pays est France ou Espagne
Pour ajouter une 3e condition, on ajoutera la même logique : ... } + { IF "{!Objet|Champ3}" = "Valeur3" 1 0 } > 0 ...
Retrouvez le modèle de conditions avancées pour télécharger des exemples de conditions pré-faites à personnaliser.
Une condition imbriquée, c'est simplement consiste à remplacer le texte du résultat par une nouvelle condition complète.
La syntaxe fonctionne de la manière suivante :
{ IF " = IF {!Objet|Champ1}" = "Valeur1" "résultat si vrai" { IF "{!Objet|Champ2}" = "Valeur2" "résultat si vrai 2" "résultat si faux 2" MERGEFORMAT } MERGEFORMAT }
La condition principale teste Champ1
Si vrai → affiche directement "résultat si vrai"
Si faux → au lieu d'afficher un texte, elle évalue la 2e condition sur Champ2
Retrouvez le modèle de conditions avancées pour télécharger des exemples de conditions pré-faites à personnaliser.
Attention
Chaque condition imbriquée a son propre MERGEFORMAT et ses accolades { }On peut imbriquer dans le résultat si vrai, le résultat si faux, ou les deux
Pas de limite théorique de niveaux, mais au-delà de 3-4 attention à la lisibilité et la maintenance
Are you having a problem with IF conditions?
Check out our help page: The Word IF condition inserted in the document does not trigger