Formation Avancée
La solution Gonexa Sign permet d'envoyer en signature électronique sans sortir de l'environnement Salesforce
Cachet électronique
Scellez l’authenticité de vos documents numériques avec la solution de cachet électronique
Pré-requis
AVANT DE DEMARRER
- Installation et paramétrage de Gonexa Sign
- Création d'un modèle de document Gonexa Sign avec un emplacement de signature
- Avoir le permission set Gonexa Sign Admin
- Avoir au minimum la version de package 2.5
- Avoir souscrit à la fonctionnalité de cachet électronique
Qu’est ce qu’un cachet électronique ?
Le cachet électronique est une forme d’authentification numérique qui engage l’identité d’une entité morale (entreprise, organisation, institution), contrairement à la signature électronique, qui engage une personne physique.
En d'autres termes :
En d'autres termes :
- C'est la version numérique du tampon ou sceau de l’entreprise.
- Il est généralement apposé en fin de processus, une fois que tous les signataires ont validé le document.
L’usage du cachet électronique est particulièrement pertinent pour les documents émis au nom d’une organisation : factures, attestations, contrats standards, certificats, etc.
Préparation du modèle de document
ETAPE 1
- Créez un modèle de document dans Gonexa Doc.
- Ajoutez un destinataire et insérez un emplacement de signature dans le document.
- Assurez-vous que le document est bien paramétré pour la signature via Gonexa Sign.
Création d'un flux Salesforce
ETAPE 2
- Dans la configuration Salesforce, créez un nouveau flux.
- Ajoutez l’action APEX intitulée : “Seal Content Version”.
- Dans le paramètre Content Version Id, indiquez la variable qui contiendra l’ID de la version du document signé (pré-requis indispensable).
Enregistrement et activation du flux
ETAPE 3
- Sauvegardez le flux et activez-le.
- Lors de l’exécution, le système apposera automatiquement un cachet électronique dans le document concerné.
- Le champ “Seal Id” sera alors renseigné sur l’enregistrement de la version de contenu, confirmant que le document a été scellé électroniquement.
💡 Bonnes pratiques
- Vérifiez toujours que la version de contenu utilisée correspond bien à un document signé finalisé avant d’appliquer le cachet.
- Vous pouvez automatiser l'ajout de cachet à la fin d’un processus de signature pour éviter toute intervention manuelle.