Formation Initiale
La solution Gonexa Sign permet d'envoyer en signature électronique sans sortir de l'environnement Salesforce
Construire un modèle Sign
Configurez votre premier modèle Gonexa Sign, paramétrez et placer les signataires.
Nous allons parcourir 3 étapes simples pour y parvenir :
- Placer une ou plusieurs signatures dans le document
- Ajouter des champs remplissables à la signature
- Configurer l'envoi du document pour signature
Pré-requis
- Installation et paramétrage Gonexa Sign
- Création d'un modèle de document Gonexa Doc
- Mise à jour du package sur la dernière version
Choisir la méthode d'envoi
- Depuis la configuration de votre modèle de document
- Rendez-vous dans la section “Configuration Sign - WebDoc”, puis dans le champ "Méthode d’envoi" sélectionnez “Signature électronique certifiée” et validez
Placer une ou plusieurs signatures dans le document
- Depuis la configuration de votre modèle de document, accédez à l'onglet Sign
- Dans le composant Signataires, cliquez sur "Nouveau" pour ajouter un signataire
- Renseignez les informations suivantes :
Type :
Fonction du signataire pour l'identifier (ex : Client, Fournisseur, Partenaire,...)
Contact par défaut :
Le champ qui référence le contact par défaut
Filtre de recherche des contacts :
Permet de limiter la liste des contacts signataire
Exemple : Rechercher le contact sur les comptes de type Prospect
Account.Type = 'Prospect'
Filtre d'affichage des signataires :
Ce filtre permet de ne pas afficher le choix d'un type de signataire dans le cas ou votre processus métier ne le demande pas.
Exemple : Afficher si la case Signature Fournisseur est cochée SignatureFournisseur__c = 'true'
Vous pouvez également faire une requête personnalisée afin par exemple, d'avoir uniquement les contacts du compte du devis
- Dans ce cas, on choisi “Requête personnalisée” dans le choix du filtre de recherche des contacts
- Puis on renseigne une requête SOQL
Par exemple : AccountId IN (Select AccountId from Quote where Id = {recordid})
Ajout des emplacements de signatures
- Accédez à votre modèle de document Gonexa Doc sur lequel placer la ou les signatures
- Ouvre l'assistant via le bouton Accéder aux balises
- Accédez aux différents type de signataires dans le bloc "Ajouter une signature"
- Cliquez sur un signataire pour copier la balise de signature et collez la dans votre document à l'endroit souhaité
⚠️ Veuillez à ne pas couper la balise de la signature sur deux lignes. Celle-ci doit être complète !
Configurer l'envoi du document pour signature
- Depuis la configuration de votre modèle de document, rendez-vous dans l'onglet Sign, puis sur "Configurer" dans le composant Signataires
- Donnez un nom par défaut à votre procédure. Elle sera visible par votre expéditeur depuis Salesforce et lui permettra d’avoir un aperçu sur les statuts des signataires
- Copiez-collez l'ID du modèle d'email dans le champ Modèle d'e-mail par défaut si vous ne l'avez pas renseigné dans le custom setting.
⚠️ Le modèle d'e-mail doit être public et renseigné dans les custom setting, dans le modèle de document ou au niveau des flux.
💡 Afin d'améliorer la livraison des e-mails d'envoi pour signature, veuillez autoriser le niveau d'accès à tous les e-mails depuis la configuration salesforce, dans l'onglet Livraison.
- Choisissez la méthode de double authentification parmi la liste déroulante. Notez que celle paramétrée dans le paramètre personnalisé Gonexa Sign pilote l'ensemble de l'application.
Vous pouvez laisser ces champs par défaut ou les renseigner pour piloter de façon personnalisée chaque modèle de document. - Dans le champs “Durée de validité” paramétrez le nombre de jours durant lequel vous souhaitez laisser la possibilité au signataire de signer si vous ne l'avez pas renseigné dans le custom setting.
- Vous avez différents paramètres à activer ou non en fonction de votre processus métier :
- Activer les paraphes : si vous souhaitez ajouter des paraphes au document signé
- Autoriser le refus de signature : si vous souhaitez que les signataires puissent refuser la signature d’un document.
- Autoriser la modification des destinataires : si vous souhaitez autoriser les utilisateurs à modifier les signataires avant l’envoi du document
- Ordonnancer les destinataires : si vous souhaitez créer un ordre de signataire - Vous pouvez trier les destinataires dans un ordre précis. Dans le cas où vous cochez la case “Ordonnancer les destinataires”, le second signataire pourra signer seulement si le premier paramétré a signé le document.
‼️ Pour qu'un contact puisse etre adressé celui ci doit avoir un prénom, un nom et une adresse email ou un numéro de téléphone mobile valide selon la méthode d'authentification choisie.
Ajouter des champs personnalisables à la signature [ facultatif ]
Après avoir créé un modèle de document avec Gonexa Doc et inséré un emplacement de signature, vous pouvez ajouter des zones de texte dynamiques remplissables par le signataire avant qu’il signe le document, de façon facultative ou obligatoire, ainsi que des cases à cocher.
⚠️ Veuillez à ne pas couper la balise de la signature sur deux lignes. Celle-ci doit être complète !
Nous recommandons de mettre la balise en blanc sur blanc dans le document
⚠️ Placez les tags de signature dans le corps du document. Celles-ci ne seront pas prise en compte dans une zone de texte.
- Depuis l'assistant, accédez au signataire sur lequel vous souhaitez ajouter des champs remplissables
- Accédez au bloc "Mention"
- Personnalisez le texte à votre convenance ou choisissez la mention Lu et approuvée le (Date).
- Copiez la balise et collez là dans votre document à l'endroit souhaité
⚠️ Veuillez à ne pas couper la balise de la signature sur deux lignes. Celle-ci doit être complète !
Nous recommandons de mettre la balise en blanc sur blanc dans le document
- Accédez au bloc "Case à cocher"
- Sélectionnez Optionnelle ou non
- Cochez case cochée par défaut ou non
- Donnez un titre à la case à cocher. Elle sera visible au signataire lors de la signature
- Copiez-collez la balise dans le document à l'endroit souhaité
💡 Notez que vous pouvez ajouter une mention écrite dans votre document pour la compréhension du signataire
⚠️ Veuillez à ne pas couper la balise de la signature sur deux lignes. Celle-ci doit être complète !
Nous recommandons de mettre la balise en blanc sur blanc dans le document
- Accédez au bloc Champ texte
- Renseignez le nombre de caractères autorisés, la largeur et la hauteur de la zone de texte, le titre du champ et le sous-titre qui seront visibles par l’utilisateurs lors du remplissage de ces éléments.
- Choisissez de rendre optionnel ou obligatoire le remplissage de ce texte.
- Copiez et collez ensuite la balise ainsi crée dans votre modèle de document.
⚠️ Veuillez à ne pas couper la balise de la signature sur deux lignes. Celle-ci doit être complète !
Nous recommandons de mettre la balise en blanc sur blanc dans le document
Notez que la donnée renseignée dans ces champs ne sera visible que dans le document signé. Aucune mise à jour de donnée n'est réalisé dans les enregistrements Salesforce
Si votre besoin est de collecter de la donnée pour mettre à jour un enregistrement Salesforce, rendez-vous dans l'article dédié aux Interactions
Ajouter le composant de suivi des destinataires
Vous pouvez ajouter le composant de suivi des destinataires sur votre contexte de signature.
- Rendez-vous sur la page Lightning de l’objet souhaité
- Glissez et déposer le composant “Gonexa - Listing recipients” à l’endroit souhaité de la page
- Vous aurez ainsi la visibilité sur les signataires ainsi que leurs statuts
