Formation Initiale
La solution Gonexa Sign permet d'envoyer en signature électronique sans sortir de l'environnement Salesforce
Construire un modèle Sign
Configurez votre premier modèle Gonexa Sign, paramétrez et placez les signataires.
Nous allons parcourir 3 étapes simples pour y parvenir :
- Placer une ou plusieurs signatures dans le document
- Ajouter des champs remplissables à la signature
- Configurer l'envoi du document pour signature
Pré-requis
- Installation et paramétrage Gonexa Sign
- Création d'un modèle de document Gonexa Doc
- Mise à jour du package sur la dernière version
Choisir la méthode d'envoi
- Sur votre modèle de document, rendez-vous dans l’onglet Sign
- Dans le composant Signataires, cliquez sur Configurer
- Sélectionnez le niveau de certification de la signature souhaitée. Les valeurs sélectionnables dépendent des produits souscrits dans votre contrat
Configurer l'envoi du document pour signature
💡 Les valeurs renseignées dans les Paramètres personnalisés Gonexa Sign s'appliquent par défaut à l'ensemble de l’organisation Salesforce.
Cependant, vous avez la possibilité de surcharger ces paramètres directement dans chaque modèle de document. Cela vous permet de personnaliser l'expérience de signature (Modèle d’email, MFA, etc.) spécifiquement pour un modèle.
- Nom de l'envoi : Donnez un nom par défaut à votre procédure. Elle sera visible par votre expéditeur depuis Salesforce et lui permettra d’avoir un aperçu sur les statuts des signataires
- ID du modèle d'email du destinataire : Renseignez l'ID du modèle d'email du destinataire souhaité pour ce modèle de document
⚠️ Le modèle d'e-mail doit être public et renseigné dans les custom setting, dans le modèle de document ou au niveau des flux.
💡 Afin d'améliorer la livraison des e-mails d'envoi pour signature, veuillez autoriser le niveau d'accès à tous les e-mails depuis la configuration salesforce, dans l'onglet Livraison.
- Méthode de double authentification : Choisissez la méthode de double authentification souhaitée pour ce modèle de document parmi la liste déroulante.
- Durée de validité : Paramétrez le nombre de jours durant lequel vous souhaitez laisser la possibilité au signataire de signer
- Activer les paraphes : Cochez cette case si vous souhaitez ajouter des paraphes au document signé
- Autoriser le refus de signature : Cochez cette case si vous souhaitez que les signataires puissent refuser la signature d’un document
- Autoriser la modification des destinataires : Cochez cette case si vous souhaitez autoriser les utilisateurs à modifier les signataires avant l’envoi du document
- Ordonnancer les destinataires : si vous souhaitez créer un ordre de signataire
Vous pouvez trier les destinataires dans un ordre précis. Dans le cas où vous cochez la case “Ordonnancer les destinataires”, le second signataire pourra signer seulement si le premier paramétré a signé le document.
‼️ Pour qu'un contact puisse etre adressé celui ci doit avoir un prénom, un nom et une adresse email ou un numéro de téléphone mobile valide selon la méthode d'authentification choisie.
Placer une ou plusieurs signatures dans le document
- Depuis la configuration de votre modèle de document, accédez à l'onglet Sign
- Dans le composant Signataires, cliquez sur "Nouveau" pour ajouter un signataire
⚠️ Ce bouton est grisé si vous n’avez pas sélectionné de niveau de signature. Référez vous à l’étape 1
- Renseignez les informations suivantes :
Type :
Fonction du signataire pour l'identifier (ex : Client, Fournisseur, Partenaire,...)
Contact par défaut :
Le champ qui référence le contact par défaut
Filtre de recherche des contacts :
Permet de limiter la liste des contacts signataire
Exemple : Rechercher le contact sur les comptes de type Prospect
Account.Type = 'Prospect'
Filtre d'affichage des signataires :
Ce filtre permet de ne pas afficher le choix d'un type de signataire dans le cas ou votre processus métier ne le demande pas.
Exemple : Afficher si la case Signature Fournisseur est cochée SignatureFournisseur__c = 'true'
Vous pouvez également faire une requête personnalisée afin, par exemple, d'avoir uniquement les contacts du compte du devis
- Dans ce cas, on choisi “Requête personnalisée” dans le choix du filtre de recherche des contacts
- Puis on renseigne une requête SOQL
Par exemple : AccountId IN (Select AccountId from Quote where Id = {recordid})
Ajout des emplacements de signatures
- Accédez à votre modèle de document Gonexa Doc sur lequel placer la ou les signatures
- Ouvre l'assistant via le bouton Accéder aux balises
- Accédez aux différents type de signataires dans le bloc "Ajouter une signature"
- Cliquez sur un signataire pour copier la balise de signature et collez la dans votre document à l'endroit souhaité
⚠️ La balise de signature se présente ainsi : {!s1}
Veuillez à ne pas couper la balise de la signature sur deux lignes. Celle-ci doit être complète !
Ajouter le composant de suivi des destinataires
Vous pouvez ajouter le composant de suivi des destinataires sur votre contexte de signature (Devis, Opportunité, etc.)
- Rendez-vous sur la page Lightning de l’objet souhaité
- Glissez et déposez le composant “Gonexa - Listing recipients” à l’endroit souhaité de la page
- Vous aurez ainsi la visibilité sur les signataires ainsi que leurs statuts
