Formation Initiale

Placer une ou plusieurs signatures dans le document

• Depuis la configuration de votre modèle de document, accédez à l'onglet Options
• Cliquez sur "Nouveau" pour ajouter un signataire
• Renseignez les informations suivantes :

• Accédez à votre modèle de document Gonexa Doc sur lequel placer la ou les signatures
• Ouvre l'assistant
• Accédez aux différents type de signataires dans le bloc "Ajouter une signature"
• Cliquez sur un signataire pour accéder à ses paramétres
• Paramétrez la taille de la signature ou gardez celle par défaut
• Copiez le tag de signature et collez le dans votre document à l'endroit souhaité

  ⚠️ Veuillez à ne pas couper la balise de la signature sur deux lignes. Celle-ci doit être complète !
  

  💡 Afin d’éviter que la balise du signataire soit visible, utilisez la même couleur que le fond de votre page
  

Ajouter des champs personnalisables à la signature [ facultatif ]

Après avoir créé un modèle de document avec Gonexa Doc et inséré un emplacement de signature, vous pouvez ajouter des zones de texte dynamiques remplissables par le signataire avant qu’il signe le document de façon facultative ou obligatoire, ainsi que des cases à cocher.

⚠️ Veuillez à ne pas couper la balise de la signature sur deux lignes. Celle-ci doit être complète !

⚠️ Placez les tags de signature dans le corps du document. Celles-ci ne seront pas prise en compte dans une zone de texte.

• Depuis l'assistant, accédez au signataire sur lequel vous souhaitez ajouter des champs remplissables
• Accédez au bloc "Mention"
• Personnalisez le texte à votre convenance ou choisissez la mention Lu et approuvée le (Date).
• Copiez la balise et collez là dans votre document à l'endroit souhaité

  ⚠️ Veuillez à ne pas couper la balise de la signature sur deux lignes. Celle-ci doit être complète !
  

• Accédez au bloc "Case à cocher"
• Sélectionnez Optionnelle ou non
• Cochez case cochée par défaut ou non
• Donnez un titre à la case à cocher. Elle sera visible au signataire lors de la signature
• Copiez-collez la balise dans le document à l'endroit souhaité

Configurer l'envoi du document pour signature

• Depuis la configuration de votre modèle de document, rendez-vous dans la partie à droite dans la section “Configuration envoi du document”
• Donnez un nom par défaut à votre procédure. Elle sera visible par votre expéditeur depuis Salesforce et lui permettra d’avoir un aperçu sur les statuts des signataires
• Choisissez la méthode de double authentification parmi la liste déroulante . Notez que celle paramétrée dans le paramétre personnalisé Gonexa Sign pilote celui de l'ensemble de l'application. Vous pouvez laisser ces champs par défaut ou les renseigner pour piloter de façon personnalisée chaque modèle de document.
• Copiez-collez l'ID du modèle d'email dans le champ Modèle d'e-mail par défaut si vous ne l'avez pas renseigné dans le custom setting.

  ⚠️ Le modèle d'e-mail doit être public et renseigné dans les custom setting, dans le modèle de document ou au niveau des flux.
  

  💡 Afin d'améliorer la livraison des e-mails d'envoi pour signature, veuillez autoriser le niveau d'accès à tous les e-mails depuis la configuration salesforce, dans l'onglet Livraison.
  

• Dans le champs “Durée de validité” paramétrez le nombre de jours durant lequel vous souhaitez laisser la possibilité au signataire de signer. si vous ne l'avez pas renseigné dans le custom setting.
• Cochez la case: autoriser modification destinataires, pour que l'utilisateur puisse modifier le signataire sélectionné par défaut
  Cochez la case: paraphes, pour ajouter des paraphes sur le document à la signature
• Cochez la case : ordonnancer les signataires, si vous souhaitez créer un ordre de signataire. Le document ne sera envoyé pour signature qu'au second dès qu'il aura signé.
• Accédez à l’onglet Options dans lequel vous aurez un aperçu sur la configuration des destinataires. Il s’agit de la liste des signatures apposées dans votre document. La colonne intitulée Ordre définit l’ordonnancement des signataires. 1 étant le premier à signer.
  
• Cliquez sur le bouton Trier pour modifier la hiérarchie des signataires et cliquez sur enregistrez. Le second signataire pourra signer seulement si le premier paramétré aura signé le document.