Configuration Gonexa Sign

Configuration de Gonexa Sign

Cette première étape vous guidera dans les étapes d'installation de notre solution de signature éléctronique.

Pré-requis
✓ Avoir installé et paramétré Gonexa Doc
✓ Télécharger la dernière version du package, disponible depuis l'AppExchange ou depuis votre compte App
✓ Avoir connecté votre environnement dans l'App Gonexa

Depuis la version 2.61, release juin '2026 - Biarritz, une nouvelle version du package est disponible.

Pour les clients existants, vous êtes libre de choisir la version souhaitée en fonction des fonctionnalités à débloquer et de l'expérience signataire. Le passage sur la nouvelle interface Gonexa est facultative.

Pour les nouveaux clients, c'est à dire les nouvelles installation, suivez les étapes d'installation de l'option 2.

Attention
Assurez-vous de contacter le support si les licences ne sont pas actives pour votre environnement

Nous allons parcourir 2 étapes pour y parvenir :

Donner l'accès aux utilisateurs et à vous même
Le paramétrage de l'expérience de signature

Donnez l'accès aux utilisateurs et à vous même

ETAPE #1

Dans l'onglet "Administration Gonexa", cliquez sur l'Onglet "Sign"
Cliquez sur "Administrateur" ou "Admin" en anglais
Attribuer l'autorisation aux utilisateurs nécessaires et à vous même pour des utilisations d'aministrateur
Faites de même pour la partie accès utilisateur

Attention
Vous pouvez également modifier les profils des utilisateurs pour y ajouter les droits des permissions sets. Si vous optez pour cette solution n'oubliez pas d'accorder l'accès au champ Last Delivery Link dans l'objet Contact

Paramétrez l'expérience du signataire

ETAPE #2

Création du modèle d'e-mail

Accédez via le lanceur d'application aux modèles d'e-mail standards de Salesforce
Créez un nouveau modèle d'email en lui donnant un nom
Sélectionnez un dossier public pour le stocker
Définissez un objet et enregistrez
L'élément essentiel à placer dans le modèle est le lien vers l'interface du signataire. Placez impérativement cette balise dans votre modèle : {{{Recipient.gnx__Last_delivery_link__c}}}
Si vous souhaitez partir d'un modèle préconçu, copiez le modèle d'e-mail HTML Gonexa en cliquant sur le bouton ci-dessous

tes Copier HTML

Il suffira ensuite de cliquer sur "Source" en haut à gauche de l'éditeur et de collez le code HTML que vous venez de copier.
En cliquant à nouveau sur le bouton "Source" vous pouvez à présent visualiser le résultat
Personnalisez comme bon vous semble le modèle avec votre logo et les informations nécessaires

Récupération de l'ID de l'utilisateur dans l'App Gonexa

Connectez vous à votre compte sur l’App Gonexa : https://app.gonexa.fr/
Rendez vous dans la section “Profil & Utilisateurs”
Dans la ligne de votre utilisateur, cliquez sur les 3 petits points, puis sur “Copier l’ID Sign” pour copier l’ID de l’utilisateur afin de le coller dans le paramètre personnalisée à l’étape suivante

Création des paramètres personnalisés "Gonexa Sign"

Veuillez prendre en compte la hiérarchie des paramétres suivante pour faire vos choix de configuration :

Dans la recherche rapide de la configuration, cherchez "Paramètres personnalisés" ou "Custom setting"
Dans la liste proposée, cliquez sur Gérer (Manage) pour la ligne "Gonexa Sign"
Cliquez sur "Nouveau" (premier bouton) ou "Modifier" selon votre cas

Image de marque :

Rendez-vous dans votre compte App Gonexa pour configurer votre Branding. Consultez l'article sur la création de Branding [Facultatif]

Modèle d'E-mail par défaut :

ID Salesforce du modèle d'email utilisé pour les demandes de signature

ID Sign de l'App :

Coller l'ID Sign de l’utilisateur récupéré précédemment dans l’App Gonexa

Champ Téléphone :

Nom API du champ téléphone sur le Contact [MobilePhone si laissé vide]

Double authentification :

4 choix possibles : "SMS by default", "SMS", "Email" ou "No MFA"

Durée de validité :

Nombre de jours avant que le lien de signature expire

OrgWideEmailAddress :

Renseignez l'adresse e-mail d'expéditeur [Facultatif]

Attention
Veuillez à avoir paramétré une adresse e-mail d'organisation et de l'avoir confirmé par e-mail au préalable

Modèle d’E-mail du suiveur :

ID Salesforce du modèle d'email utilisé pour les suiveurs [Facultatif]

Autoriser le signataire à refuser la signature :

Cochez la case si vous souhaitez autoriser les signataires à refuser de signer [Facultatif]

Donnez l'accès aux utilisateurs et à vous même

ETAPE #1

Dans l'onglet "Administration Gonexa", cliquez sur l'Onglet "Sign"
Cliquez sur "Administrateur" ou "Admin" en anglais
Attribuer l'autorisation aux utilisateurs nécessaires et à vous même pour des utilisations d'aministrateur
Faites de même pour la partie accès utilisateur

Paramétrez l'expérience du signataire

ETAPE #2

Création du modèle d'e-mail via l'App

Connectez-vous à votre compte App
Accédez à l’onglet "Sign", puis à "Modèle d’email"
Cliquez sur “Nouveau modèle d’email”
Sélectionnez le type de modèle souhaité parmi : Envoi en signature, Suiveur, Relance
Donnez un nom à votre modèle d’email, ce nom vous permettre de l’identifier facilement
Sélectionnez une image de marque si vous souhaitez personnaliser le logo affiché dans l’email. Si vous n’avez pas configuré d’image de marque, référez vous à l’article
‍Créer un Branding
Personnalisez l'objet et le corps de l'email prédéfinis

Attention
Ne supprimez pas la balise“{!button|Vérifier et signer}” qui est le bouton vers la signature et qui doit impérativement être dans le modèle d'email

Création de la configuration Sign dans l'App

Toujours depuis votre compte App, accédez à l'onglet "Sign" puis à "Configuration"
Cliquez sur "Nouvelle Configuration" pour être redirigé sur la page de création d'une configuration
Renseignez les informations suivantes demandées :
Nom de la Configuration
‍
Permet d'identifier la configuration Sign

SYNCHRONISATION SALESFORCE
Utilisateur interface
‍
L'utilisateur désigné pour faire le lien et effectuer les mises à jour dans Salesforce. Il doit être connecté aux environnements Salesforce et avoir l'ensemble d'autorisations Gonexa Sign Admin dans Salesforce.
Image de marque [Facultatif]
‍
Sélectionnez un branding existant. Celui-ci doit avoir été créé au préalable dans l'App. Consultez l'article sur la création d'un branding.
MODÈLES D'EMAILS

Sélectionnez le.s modèle.s associés
Modèles pour l'envoi en signature : Email initial envoyé au signataire pour accéder au document à signer
Modèle pour les relances : Email qui sera utilisé pour les relances automatiques
Modèle pour les suiveurs : Email envoyé aux suiveurs afin d’accéder au document et suivre son avancement
Modèles pour le document signé : Email de confirmation envoyé à l'utilisateur qui a initié la procédure, une fois le document signé
CONFIGURATION DES ENVOIS

Certains champs comprennent des valeurs par défaut. Ces valeurs peuvent être modifiées si elles ne correspondent pas à vos besoins métiers, notamment :
‍
Langue par défaut : Français
Durée de validité : [Chiffre] en jours
Méthode de double authentification : SMS, SMS par défaut (Signifie que le SMS sera choisi si le contact a un SMS et une adresse email), Email, Pas de MFA
Indicatif téléphonique : +33 par défaut
Adresse à l'échelle de l'organisation Salesforce : Il est possible de renseigner une adresse email qui sera utilisée comme adresse expéditrice des envois en signature. Celle-ci doit être configurée et validée au préalable dans Salesforce
Autoriser le refus de signature : Cochez cette case pour autoriser le signataire à refuser la signature d’un document
Ordonnancement des signataires : Cochez cette case pour autoriser l'ordonnancement des signataires, c'est à dire de définir s'il y a un ordre à respecter
Activer les paraphes : Cochez cette case pour ajouter des paraphes au moment de la signature d’un document
Activer les relances : Cochez cette case pour activer et configurer les relances automatiques et avoir accès à sa configuration
CONFIGURATION DES RELANCES

Accédez aux paramétrages des relances automatiques, si la case Activer les relances est cochée :
‍
Fréquence des relance : 1 fois par jour, 1 fois tous les deux jours, 1 fois par semaine
Nombre de relance : [Chiffre] entre 1 et 10
Adresse à l'échelle de l'organisation Salesforce : Il est possible de renseigner une adresse email qui sera utilisée comme adresse expéditrice des relances de signature. Celle-ci doit être configurée et validée au préalable dans Salesforce
Cochez l'option "Configuration Sign par défaut"
Cette configuration deviendra la Configuration Sign principale et sera utilisée pour tous les environnements Salesforce connectés à l'App.
Cliquez sur "Créer la configuration" pour finaliser

<html style="overflow-y: hidden;">
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<title></title>
<style type="text/css">a.button {appearance: button;text-decoration: none;cursor: pointer;padding: 10px 20px !important;border-radius: 30px;background-color: #EAF5FF;color: #428AEF;}
</style>
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<body style="height: auto; min-height: auto;">
<table align="center" bgcolor="#f9fafc" border="0" class="main-template" style="background-color: rgb(249, 250, 252);" width="100%">
<tbody>
<tr>
<td align="center">
<table border="0" class="templateContainer" style="max-width:590px!important; width: 590px;" width="590">
<tbody>
<tr>
<td align="center">
<table border="0" class="rnb-del-min-width" id="Layout_0" name="Layout_0" style="min-width:590px;" width="100%">
<tbody>
<tr>
<td align="center" class="rnb-del-min-width" style="min-width:590px;">
<table border="0" height="38" width="100%">
<tbody>
<tr>
</tr>
</tbody>
</table>
</td>
</tr>
</tbody>
</table>
</td>
</tr>
<tr>
<td align="center">
<div style="background-color: rgb(255, 255, 255);">
<table border="0" class="rnb-del-min-width" id="Layout_10" name="Layout_10" style="min-width:590px;" width="100%">
<tbody>
<tr>
<td align="center" class="rnb-del-min-width" style="min-width:590px;"> 
<table bgcolor="#ffffff" border="0" class="rnb-container" style="background-color: rgb(255, 255, 255); border-radius: 0px; padding-left: 20px; padding-right: 20px; border-collapse: separate;" width="100%">
<tbody>
<tr>
<td height="20" style="font-size:1px; line-height:20px; mso-hide: all;"> </td>
</tr>
<tr>
<td class="rnb-container-padding" style="text-align: center;"><img alt="Logo-64x64" src="https://cdn.prod.website-files.com/6266bdee7bba3ff58801d972/6290f781b58fd1580bc14d15_Logo-long-x300px.png" style="max-width: 1489.53px; width: 212.995px; height: 47.9948px;" title="Logo-64x64" /></td>
</tr>
<tr>
<td height="20" style="font-size:1px; line-height:20px; mso-hide: all;"> </td>
</tr>
</tbody>
</table>
</td>
</tr>
</tbody>
</table>
</div>
</td>
</tr>
<tr>
<td align="center">
<div style="background-color: rgb(255, 255, 255); border-radius: 0px;">
<table border="0" class="rnb-del-min-width" name="Layout_14" style="min-width:100%;" width="100%">
<tbody>
<tr>
<td align="center" class="rnb-del-min-width">
<table bgcolor="#ffffff" border="0" class="rnb-container" style="background-color: rgb(255, 255, 255); padding-left: 20px; padding-right: 20px; border-collapse: separate; border-radius: 0px; border-bottom: 0px none rgb(200, 200, 200);" width="100%">
<tbody>
<tr>
<td height="20" style="font-size:1px; line-height:20px; mso-hide: all;"> </td>
</tr>
<tr>
<td align="left" class="rnb-container-padding">
<table border="0" class="rnb-columns-container" width="100%">
<tbody>
<tr>
<th class="rnb-force-col" style="text-align: left; font-weight: normal; padding-right: 0px;">
<table align="left" border="0" class="rnb-col-1" width="100%">
<tbody>
<tr>
<td style="font-family: Arial, Helvetica, sans-serif, sans-serif; color: rgb(60, 72, 88);">
<div style="text-align: center;"><br />
<span style="font-size:22px;">Bonjour {{{Recipient.Name}}}</span><br />
Un document vous a été envoyé pour signature<br />
<br />
 </div> <div class="align" style="text-align: center;"><a class="button" href="{{{Recipient.gnx__Last_delivery_link__c}}}">Vérifier et signer</a></div> <div style="font-size: 14px; text-align: center;"> 
<table align="center" border="0" class="rnb-col-1" width="550">
<tbody>
<tr>
<td>
<div style="text-align: center;"> </div> <table align="center" border="0" class="rnb-col-1" width="550">
<tbody>
<tr>
<td>
<table border="0" class="rnb-col-1" width="550">
</table> <div style="text-align: center;"><span style="color:#3c4858;"><span style="font-size:24px;"><span style="font-size:22px;">Merci pour votre confiance !</span></span></span><br />
-<br />
<br />
Toute l'équipe Gonexa</div>
</td>
</tr>
</tbody>
</table>
</td>
</tr>
</tbody>
</table>
</div>
</td>
</tr>
</tbody>
</table>
</th>
</tr>
<tr>
<th class="rnb-force-col" style="text-align: left; font-weight: normal; padding-right: 0px;"> </th>
</tr>
</tbody>
</table>
</td>
</tr>
</tbody>
</table>
</td>
</tr>
</tbody>
</table>
</div>
</td>
</tr>
<tr>
<td align="center">
<table border="0" class="rnb-del-min-width" id="Layout_" name="Layout_" style="min-width:590px;" width="100%">
<tbody>
<tr>
<td align="center" class="rnb-del-min-width" style="min-width:590px;">
<table border="0" height="30" width="100%">
</table>
</td>
</tr>
</tbody>
</table>
</td>
</tr>
<tr>
<td align="center">
<div style="background-color: rgb(249, 250, 252);"> </div>
</td>
</tr>
<tr>
<td align="center">
<div style="background-color: rgb(249, 250, 252);">
<table border="0" class="rnb-del-min-width rnb-tmpl-width" id="Layout_7" name="Layout_7" style="min-width:590px;" width="100%">
<tbody>
<tr>
<td align="center" class="rnb-del-min-width" style="min-width:590px;">
<table align="center" bgcolor="#f9fafc" border="0" style="padding-right: 20px; padding-left: 20px; background-color: rgb(249, 250, 252);" width="100%">
<tbody>
<tr>
<td height="20" style="font-size:1px; line-height:20px; mso-hide: all;"> </td>
</tr>
<tr>
<td style="font-size:14px; color:#888888; font-weight:normal; text-align:center; font-family:Arial,Helvetica,sans-serif;">
<div>© 2023 Gonexa</div>
</td>
</tr>
<tr>
<td height="20" style="font-size:1px; line-height:20px; mso-hide: all;"> </td>
</tr>
</tbody>
</table>
</td>
</tr>
</tbody>
</table>
</div>
</td>
</tr>
</tbody>
</table>
</td>
</tr>
</tbody>
</table><div id="" style="left: 812px; top: 1312px;"> </div><div id="" style="left: 812px; top: 1312px;"> </div><div id="" style="left: 1070px; top: 116px;"> </div><div id="" style="left: 1070px; top: 116px;"> </div>
</body>
</html>

Utilisation du composant lightning dans la page (recommandé)

Rendez vous sur le document généré avec Gonexa Doc.
Modifiez la présentation de page lightning en cliquant sur "Modifier la page" en cliquant sur gd
Cherchez le composant personnalisé "Gonexa Sign - Send for Signature"
Glissez Déposez le composant à l'endroit de la page souhaité.
Enregistrez & activez la page pour les profils ou applications souhaités.

Attention
Le composant ne sera pas visible si aucun destinataire n'est configuré dans le modèle de document