Formation Avancée

Les interactions Sign

Les interactions donnent au destinataire la possibilité de compléter des informations au moment de la signature, puis de synchroniser ces données dans Salesforce.
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Sur un modèle de document, les objets sur lesquels les interactions sont possibles sont les suivants :

• L’objet principal du modèle de document : par exemple “Opportunité”
• L’objet parent de l’objet principal : par exemple le compte de l’opportunité
• Les objets secondaires configurés sur le modèle de document

Avant de configurer vos interactions, vérifiez la compatibilité des types de champs selon votre niveau de signature :

💡 A noter toutefois qu’il est possible, pour le signature certifiée, d’utiliser une interaction de type texte pour un champ Salesforce de type nombre ou devise.

Placer une ou plusieurs balises d’interactions dans le document

ETAPE #1

Construisez votre modèle Word avec les signataires comme souhaité, et ajoutez les balises d’interactions depuis l'Assistant

• Ouvrez l'Assistant Gonexa et recherchez le champ pour lequel vous souhaitez ajouter une interaction
• Cliquez sur les 3 points, sélectionnez "Créer une interaction", choisissez le destinataire concerné et cliquez sur Copier
• Vous pouvez ensuite coller la balise à l'endroit souhaité sur votre document

Configurez les interactions

• Nom : nommé par l’étiquette du champ dans Salesforce par défaut, mais peut être personnalisé. Ce sera l’information qui sera visible au signataire au moment de remplir la donnée
• Texte d'aide : ajoutez ici une instruction afin de guider le signataire dans la complétion des données
• Obligatoire : cochez cette case si l'information attendue doit obligatoirement être remplie par le signataire pour signer le document

• Préremplir : cochez cette case si vous souhaitez préremplir le champ du document généré avec la donnée présente dans Salesforce
  ⚠️ Attention cette option est uniquement disponible pour les signatures non certifiées
• Mise à jour automatique : cocher cette case si vous souhaitez que l’information renseignée par le signataire au moment de la signature soit automatiquement mise à jour dans l’enregistrement Salesforce associé, sans vérification au préalable par l’utilisateur
• Largeur : ajustez la largeur du champ à afficher dans le document
• Nombre de ligne : ajustez le nombre de lignes à afficher lors de la saisie des informations par le signataire
• Nombre de caractères : ajustez le nombre de caractères maximum attendus

Génération et envoi du document pour signature

💡 Pensez à glisser déposer le composant Lightning personnalisé Gonexa - Listing Recipients sur la page de l’objet de contexte pour avoir un accès rapide à la donnée remplie et valider la synchronisation rapidement.

• Accepter des modifications en masse en sélectionnant les lignes via les cases à cocher, puis en cliquant sur le bouton “Accepter la modification”. Cette action va mettre à jour les données des champs désignés dans les objets désignés avec les valeurs “Nouvelle valeur” présentes sur les lignes
• Accepter une modification unitairement en utilisant la flèche sur la ligne voulue, en cliquant sur l’action “Accept modification”. Cette action va mettre à jour la donnée du champ désigné dans l’objet désigné avec la “Nouvelle valeur” présente sur la ligne

• Archiver des modifications en masse en sélectionnant les lignes via les cases à cocher, puis en cliquant sur le bouton “Archiver la sélection”. Cette action mettra les lignes désignées au statut “Archivé”
• Archiver une modification unitairement en utilisant la flèche sur la ligne voulue, en cliquant sur l’action “Archive”. Cette action mettre la ligne désignée au statut “Archivé”

• Réinitialiser une modification en utilisant la flèche sur la ligne voulue, en cliquant sur l’action “Reinit”. Cette action n’est disponible que si la ligne est au statut “Mis à jour [Manuel]” ou “Mis à jour [Auto]”. Elle permettra de mettre à jour la données du champs désigné dans l’objet désigné avec la “Ancienne valeur” présente sur la ligne, cette valeur est la valeur qui était présente dans le champ avant la mise à jour

Signification des statuts

• Mis à jour [Auto] : Ce statut indique que la valeur renseignée par le signataire lors de la signature du document a été insérée automatiquement dans le champ désigné de l’objet désigné, dès la signature du document
• Mise à jour [Manuel] : Ce statut indique que la valeur renseignée par le signataire lors de la signature du document a été acceptée par l’utilisateur et donc inséré dans le champ désigné de l’objet désigné
• Archivé : Ce statut indique que la valeur renseignée par le signataire lors de la signature du document n’a pas été acceptée par l’utilisateur mais qu’elle a été traitée
• En attente : Ce statut peut indiquer deux cas différents. Soit le signataire n’a pas encore signé le document, soit la valeur renseignée par l’utilisateur lors de la signature n’a pas encore été traitée
• Erreur : Ce statut indique qu’une erreur est survenue lors de la mise à jour du champ désigné de l’objet désigné avec la valeur renseignée par le signataire. Il y a dans ce cas un texte d’aide montrant l’erreur survenue

Les champs remplissables

Vous pouvez ajouter des cases à cocher, des zones de texte dynamiques ou encore des mentions à remplir par le signataire avant qu’il ne signe le document, de façon obligatoire ou facultative.
Ces informations seront apposées sur le document après sa signature, et aucune donnée ne remonte dans les champs Salesforce.

• Depuis l'assistant, accédez au signataire sur lequel vous souhaitez ajouter des champs remplissables
• Accédez au bloc "Mention"
• Personnalisez le texte à votre convenance ou conservez la mention Lu et approuvée le %date%, qui affichera la date du jour de la signature
• Copiez la balise et collez là dans votre document à l'endroit souhaité

⚠️ Veillez à ne pas couper la balise sur deux lignes

• Accédez au bloc "Case à cocher"
• Donnez un titre à la case à cocher
• Copiez-collez la balise dans le document à l'endroit souhaité

💡 Notez que vous pouvez ajouter une mention écrite dans votre document pour la compréhension du signataire

⚠️ Veillez à ne pas couper la balise sur deux lignes

• Accédez au bloc "Champ texte"
• Donnez un titre au champ texte
• Copiez et collez ensuite la balise ainsi crée dans votre modèle de document.

⚠️ Veillez à ne pas couper la balise sur deux lignes

Notez que la donnée renseignée dans ces champs ne sera visible que dans le document signé. Aucune mise à jour de donnée n'est réalisé dans les enregistrements Salesforce
Si votre besoin est de collecter de la donnée pour mettre à jour un enregistrement Salesforce, rendez-vous dans la section dédiée aux Interactions