Formation Avancée

La solution Gonexa Sign permet d'envoyer en signature électronique sans sortir de l'environnement Salesforce

Configuration des interactions Sign

Récupérer la donnée saisie au moment de la signature pour l'insérer dans des champs Salesforce

Pré-requis

AVANT DE DEMARRER

Installation et paramétrage de Gonexa Sign

Création d'un modèle de document Gonexa Sign avec un emplacement de signature

Avoir le permission set Gonexa Sign Admin pour configurer les interactions
Avoir au minimum la version de package 2.10

Capter la donnée grâce aux interactions

ETAPE #1

Les interactions donnent au destinataire la possibilité de compléter des informations au moment de la signature, puis de synchroniser ces données dans Salesforce.

Les champs pris en charge pour les interactions sont les champs de type texte et case à cocher.

A noter toutefois qu’il est possible d’utiliser une interaction de type texte pour un champ Salesforce de type numéro ou devise.

Sur un modèle de document, les objets sur lesquelles les interactions sont possibles sont les suivants :

L’objet principal du modèle de document : par exemple “Opportunité”
L’objet parent de l’objet principal : par exemple le compte de l’opportunité
Les objets secondaires configurés sur le modèle de document

Placer une ou plusieurs balises d’interactions dans le document

ETAPE #2

Construisez votre modèle Word avec les signataires comme souhaité, et ajoutez y les balises d’interactions qui se présentent de la manière suivante :

Pour ajouter une interaction sur l’objet principal : {!s1|Opportunity|EventDate__c}

s1 : correspond au signataire qui va remplir ces informations
Opportunity : correspond à l’étiquette de balise de l’objet
EventDate__c : correspond au nom API du champ à renseigner

ou

Pour ajouter une interaction sur un champs parent de l’objet principal : {!s2|Opportunity|Account.SIRET__c}

s2 : correspond au signataire qui va remplir ces informations
Opportunity : correspond à l’étiquette de balise de l’objet
Account. : correspond au look up entre Opportunity et SIRET
SIRET__c : correspond au nom API du champ à renseigner

Configurez les interactions

ETAPE #3

Une fois toutes les balises d’interactions ajoutées à votre document, chargez le dans Salesforce.

Le document sera alors scanné pour repérer toutes les balises d’interactions. Vous retrouverez les interactions repérées dans le composant “Configuration des interactions” dans l’onglet Options du modèle de document ou Sign.

Vous y trouverez l’étiquette du champ Salesforce, la balise interaction, le destinataire et le type de champ.

Il est possible de personnaliser chaque interaction via la flèche en bout de ligne :

Pour les champs de type texte :

Nom : nommé par l’étiquette du champ dans Salesforce par défaut, mais peut être personnalisé. Ce sera l’information qui sera visible au signataire au moment de remplir la donnée
Texte d'aide : ajoutez ici une instruction afin de guider le signataire dans la complétion des données
Obligatoire : cochez cette case si l'information attendue doit obligatoirement être remplie par le signataire pour signer le document
Mise à jour automatique : cocher cette case si vous souhaitez que l’information renseignée par le signataire au moment de la signature soit automatiquement mise à jour dans l’enregistrement Salesforce associé, sans vérification au préalable par l’utilisateur
Largeur : ajustez la largeur du champ à afficher dans le document
Nombre de ligne : ajustez le nombre de lignes à afficher lors de la saisie des informations par le signataire
Nombre de caractères : ajustez le nombre de caractères maximum attendus

Pour les champs de type case à cocher :

Nom : nommé par l’étiquette du champ dans Salesforce par défaut, mais peut être personnalisé. Ce sera l’information qui sera visible au signataire au moment de remplir la donnée
Obligatoire : cochez cette case si l'information attendue doit obligatoirement être remplie par le signataire pour signer le document
Mise à jour automatique : cochez cette case si vous souhaitez que l’information renseignée par le signataire au moment de la signature soit automatiquement mise à jour dans l’enregistrement Salesforce associé, sans vérification au préalable par l’utilisateur
Ajustez ensuite la taille de la case à cocher à afficher dans le document au moment de la signature

Génération et envoi du document pour signature

ETAPE #4

A la génération du document, les balises d’interactions Gonexa ne sont plus visibles.

💡 La balise prendra la couleur du fond du document. Si votre balise ne disparaît pas à la génération, veuillez vous assurer que son fond soit blanc.

Dans le cadre d’un tableau, privilégiez un fond blanc plutôt qu’un fond transparent.

Une fois le document généré, il peut ensuite être envoyé pour signature via le composant standard ou via un flux.

Au moment de la signature du document, le signataire est invité à renseigner les informations demandées et à signer le document.

Depuis l’objet destinataire, vous trouverez le composant “Mise à jour des données” qui affiche les informations saisies au moment de la signature, et permet à l’expéditeur d’accepter les modifications ou de les archiver.

💡 Pensez à glisser déposer le composant Lightning personnalisé Gonexa - Listing Recipients sur la page de l’objet de contexte pour avoir un accès rapide à la donnée remplie et valider la synchronisation rapidement.

Depuis le signataire, il est possible de :

Accepter des modifications en masse en sélectionnant les lignes via les cases à cocher, puis en cliquant sur le bouton “Accepter la modification”. Cette action va mettre à jour les données des champs désignés dans les objets désignés avec les valeurs “Nouvelle valeur” présentes sur les lignes
Accepter une modification unitairement en utilisant la flèche sur la ligne voulue, en cliquant sur l’action “Accept modification”. Cette action va mettre à jour la donnée du champ désigné dans l’objet désigné avec la “Nouvelle valeur” présente sur la ligne
Archiver des modifications en masse en sélectionnant les lignes via les cases à cocher, puis en cliquant sur le bouton “Archiver la sélection”. Cette action mettra les lignes désignées au statut “Archivé”
Archiver une modification unitairement en utilisant la flèche sur la ligne voulue, en cliquant sur l’action “Archive”. Cette action mettre la ligne désignée au statut “Archivé”
Réinitialiser une modification en utilisant la flèche sur la ligne voulue, en cliquant sur l’action “Reinit”. Cette action n’est disponible que si la ligne est au statut “Mis à jour [Manuel]” ou “Mis à jour [Auto]”. Elle permettra de mettre à jour la données du champs désigné dans l’objet désigné avec la “Ancienne valeur” présente sur la ligne, cette valeur est la valeur qui était présente dans le champ avant la mise à jour

Signification des statuts :

Mis à jour [Auto] : Ce statut indique que la valeur renseignée par le signataire lors de la signature du document a été insérée automatiquement dans le champ désigné de l’objet désigné, dès la signature du document
Mise à jour [Manuel] : Ce statut indique que la valeur renseignée par le signataire lors de la signature du document a été acceptée par l’utilisateur et donc inséré dans le champ désigné de l’objet désigné
Archivé : Ce statut indique que la valeur renseignée par le signataire lors de la signature du document n’a pas été acceptée par l’utilisateur mais qu’elle a été traitée
En attente : Ce statut peut indiquer deux cas différents. Soit le signataire n’a pas encore signé le document, soit la valeur renseignée par l’utilisateur lors de la signature n’a pas encore été traitée
Erreur : Ce statut indique qu’une erreur est survenue lors de la mise à jour du champ désigné de l’objet désigné avec la valeur renseignée par le signataire. Il y a dans ce cas un texte d’aide montrant l’erreur survenue