Gonexa SIgn & les Flux

Gonexa Sign & les Flux

Automatisez les actions autour de la signature électronique en vous appuyant sur la puissance des flows Salesforce.

☝️ Org de flux préconçus

Accédez à notre org de flux d'exemple pour vous inspirez. Retrouvez les cas d'usage les plus utilisés par nos clients.

adresse : login.salesforce.com
identifiant : tester@gonexa.fr
mot de passe : Gonexa01

Automatiser l'envoi en signature

Accélérez les étapes d’envoi pour signature avec un processus automatisé

Pré-requis

AVANT DE DEMARRER

💡 Retrouvez tous nos flux dans notre Org de Flux

Avoir un modèle de document
Avoir fait la configuration pour un envoi en signature simple
Avoir bien tester le modèle avant en envoi simple avant de faire un envoi via Flux

Initalisation du flux

ETAPE #1

Dans la configuration, créez un Flux d'écran
Nommez le proprement suivant les règles de nommage de votre entreprise
Créer une variable "recordId" disponible à l'entrée si vous souhaitez faire un flux d'écran

💡 Vous pouvez faire un flux qui génère et envoi en signature ou simplement qui envoi en signature en fonction de ce que vous souhaitez faire. Ici, nous allons expliquer un flux complet de génération et envoi

Génération du document

ETAPE #2

Ajoutez un élément à votre flux de type Action Apex
Sélectionnez l'action “Generate a Document” : apex-gnc__DocumentGenerationInvocable
Nommez la "GenerateDocument"

Renseignez les 3 éléments suivants :

Format de sortie : "pdf", "xlsx", "pptx" ou "docx" (à mettre en dur ou dynamiquement suivant votre choix)
Record Id : récupérer ici l'ID Salesforce de l'enregistrement de départ. Utilisez par exemple la variable "recordId" créée au départ.
Template Id : récupérer ici l'ID Salesforce du modèle de document de votre choix. Vous pouvez par exemple afficher une liste de sélection dans le premier écran et d'utiliser ici l'Id du template choisi par l'utilisateur

Obtenir le document généré

ETAPE #3

Ajoutez un élément d'Obtention d'enregistrement à votre flux.
Renseignez une étiquette et un nom API.
Choisissez l'objet "Document template log"

Filtrez les enregistrements avec les critères suivants :

Champ : Id
Opérateur : égal à
Valeur : égal à "Texte de "GenerateDocument" (Nom de l'Action Apex faite précédemment)

Création du recipient (destinataire)

ETAPE #4

Ajoutez un élément à votre flux de type Action.
Sélectionnez l'action “Create a certified recipient” : apex-gnx__CertifiedRecipientInvocable.
Renseignez une étiquette et un nom d'API : par exemple “CreateRecipient”.

Renseignez les 2 éléments suivants :

Contact, User or Lead Id : il faut indiquer l'ID Salesforce du Contact, de l'Utilisateur ou de la Piste qui va recevoir le document en signature. Vous pouvez par exemple mettre un champ de recherche dans l'écran de départ ou cherchez dynamiquement le bon enregistrement.
Recipient Order : renseignez l'ordre du signataire, par exemple "1"

Signature level : activez ce paramètre pour envoyer une signature avancée ou qualifiée. Renseignez “advanced” pour une signature avancée, et “qualified” pour une signature qualifiée.

Nouvelle transaction : Dans le menu déroulant en bas "Show advanced option", bien cocher la case "Toujours démarrer une nouvelle transaction"

Création des variables de collections (Contact + Recipient)

ETAPE #5

Créez une nouvelle ressource

Type de ressource : Variable
Nom d'API : "ContactCollection"
Type de données : Texte
Cochez la case "Autoriser les valeurs multiples"

Créez une nouvelle ressource

Type de ressource : Variable
Nom d'API : "RecipientCollection"
Type de données : Texte
Cochez la case "Autoriser les valeurs multiples"

Attribuer des valeurs aux variables créées

ETAPE #6

Ajoutez un élément de type "Attribution"

Dans la première ligne d'attribution

Variable : ContactCollection
Opérateur : Ajouter
Valeur : Id du Contact Signataire

Ajoutez une deuxième ligne dans l'attribution avec :

Variable : RecipientCollection
Opérateur : Ajouter
Valeur : Texte de "CreateRecipient"

Créer l'envoi pour signature (Delivery)

ETAPE #7

Ajoutez un élément à votre flux de type Action Apex
Sélectionnez l'action “Create a certified delivery” : apex-gnx__CertifiedDeliveryInvocable.
Nommez la "CreateDelivery"

Ajoutez un élément de type "Action" :

Collection of Contacts Ids : la variable de collection "ContactCollection"
Collection of Recipients : la variable de collection "RecipientCollection"
Content Document Id : l'Id de votre document via "Get Generated Document"
Name : entrez un nom, par exemple "Procédure de signature"
Collection of Content Version Ids : vous pouvez activer ce paramètre si vous souhaitez envoyer plusieurs documents dans la même procédure. Renseignez alors la variable de collection où vous aurez précédemment stocké les Ids des versions de contenu à envoyer en signature

Document Template Id : l'Id du modèle de document utilisé. Cette valeur n'est pas obligatoire mais il est fortement recommandé de la renseigner pour le bon fonctionnement de l'envoi en signature

Nouvelle transaction : Dans le menu déroulant en bas "Show advanced option", bien cocher la case "Toujours démarrer une nouvelle transaction"

Enregistrez, débogguer et activer votre flux.

N'oubliez pas d'ajouter un composant de type flux sur la page lightning de votre choix.

💡 Pour plus d'exemples, consultez notre Org de Flux

Nombre de signataires dynamique

Ajouter dynamiquement le bon nombre de signataires dans votre document

Dans certains cas comme le cas de documents d’émargements, le nombre de signataires d’un document n’est pas connu d’avance.

Pré-requis

AVANT DE DEMARRER

💡 Assurez-vous de contacter le support si les licences ne sont pas active pour votre environnement

Avoir un document Gonexa Sign qui fonctionne avec 1 signataire

Configuration dans Salesforce

ETAPE #1

Dans votre modèle de document, assurez vous d'avoir bien au moins 1 destinataire configuré, si ce n'est pas le cas, cliquez sur nouveau dans la partie "Destinataire"
Dans les objets enfants, assurez vous d'avoir bien créé un objet enfant basé sur l'objet Salesforce standard "Contact" qui permettra de créer la liste des destinataires dynamiquement

Configuration dans votre modèle de document

ETAPE #2

Créer un tableau classiquement avec les colonnes de votre choix et la 1ère ligne d'entête souhaitée
Conservez 1 colonne du tableau pour l'emplacement de signature
Ajoutez dans cette colonne la balise de signature suivante {{signatures|index de départ|width|height}}
L'index de départ correspond au numéro du 1er signataire dans le tableau.

Exemple :
Si vous souhaitez simplement avoir des signataires dans le tableau, vous pouvez simplement indiquer "1" comme index de départ. Si vous avez la signature d'un formateur par exemple et ensuite dans le tableau la liste des stagiaires, le numéro de départ sera "2" puisque le numéro 1 est pour le formateur qui n'est pas le tableau.

Envoi en signature

ETAPE #3

💡 L'envoi en signature pourra se faire uniquement via un flux Salesforce puisque le nombre de signataire n'est pas connu à l'avance et qu'il peut y avoir un grand nombre de signataires

Org de Flux :
Retrouvez toute la documentation sur les flux dans notre Org de Flux

Annuler une procédure de signature

Annulez une procédure de signature en un clic

Nom de l'action : "Cancel a certified delivery"

L’annulation d’une procédure de signature peut être utile dans divers cas, notamment en cas d'erreur concernant le signataire ou le document envoyé.

L’action de flux “Cancel a certified delivery” permet d’annuler une procédure de signature certifiée en cours.

Les paramètres attendus dans cette action sont :

Délivery Id : L'Id de la delivery que vous souhaitez annuler
Raison d'annulation : La raison d'annulationde la procédure qui pourrait par exemple être récupérée depuis un écran de flux

Télécharger le document en l'état

Téléchargez le document à n'importe quel moment

Nom de l'action : "Download Delivery Document"

Cette action permet de récupérer le document en l’état, et ce, bien que tous les signataires n’aient pas signé.

Les paramètre attendu est :

Délivery Id : L'Id de la delivery pour laquelle on souhaite récupérer le document en l’état

Le document signé sera alors disponible sur la delivery dans Salesforce.

Télécharger le dossier de preuve

Récupérez l'audit trail depuis Salesforce

Nom de l'action : "Download Audit Trail"

Le dossier de preuve, ou « audit trail », est un document détaillé qui contient toutes les informations importantes sur la signature. Il constitue une garantie en cas de litige, permettant de retracer techniquement la procédure de signature électronique.

Cette action de flux permet de récupérer le dossier de preuve lorsque la procédure de signature est terminée.

Le paramètre attendu est :

Délivery, Recipient or ContentVersion Id : l’ID de la delivery, du recipient ou d’un content version pour lequel on souhaite récupérer le dossier de preuve
- ContentVersion Id : renseignez un content version Id pour obtenir le dossier de preuve d’un cachet électronique. Le dossier n’est récupéré que s’il y a un cachet électronique déjà apposé sur le document

En renseignant un ID de Recipient, le dossier de preuve est récupéré en PDF et stocké directement dans les fichiers du Recipient.

En renseignant un ID de Delivery, le dossier de preuve est récupéré en PDF et stocké directement dans les fichiers de la Delivery.

S’il y a plusieurs recipients, les dossiers de preuve sont mergé en 1 seul PDF sur la Delivery

Cachet électronique

Scellez l’authenticité de vos documents numériques avec la solution de cachet électronique

Pré-requis

AVANT DE DEMARRER

Installation et paramétrage de Gonexa Sign

Création d'un modèle de document Gonexa Sign avec un emplacement de signature

Avoir le permission set Gonexa Sign Admin
Avoir au minimum la version de package 2.5

Avoir souscrit à la fonctionnalité de cachet électronique

Qu’est ce qu’un cachet électronique ?

Le cachet électronique est une forme d’authentification numérique qui engage l’identité d’une entité morale (entreprise, organisation, institution), contrairement à la signature électronique, qui engage une personne physique.
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En d'autres termes :

C'est la version numérique du tampon ou sceau de l’entreprise.
Il est généralement apposé en fin de processus, une fois que tous les signataires ont validé le document.

L’usage du cachet électronique est particulièrement pertinent pour les documents émis au nom d’une organisation : factures, attestations, contrats standards, certificats, etc.

Préparation du modèle de document

ETAPE 1

Créez un modèle de document dans Gonexa Doc.
Ajoutez un destinataire et insérez un emplacement de signature dans le document.
Assurez-vous que le document est bien paramétré pour la signature via Gonexa Sign.

Création d'un flux Salesforce

ETAPE 2

Dans la configuration Salesforce, créez un nouveau flux.
Ajoutez l’action APEX intitulée : “Seal Content Version”.
Dans le paramètre Content Version Id, indiquez la variable qui contiendra l’ID de la version du document signé (pré-requis indispensable).

Enregistrement et activation du flux

ETAPE 3

Sauvegardez le flux et activez-le.
Lors de l’exécution, le système apposera automatiquement un cachet électronique dans le document concerné.
Le champ “Seal Id” sera alors renseigné sur l’enregistrement de la version de contenu, confirmant que le document a été scellé électroniquement.

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💡 Bonnes pratiques
- Vérifiez toujours que la version de contenu utilisée correspond bien à un document signé finalisé avant d’appliquer le cachet.
- Vous pouvez automatiser l'ajout de cachet à la fin d’un processus de signature pour éviter toute intervention manuelle.