Gonexa WebDoc
La solution Gonexa pour permettre d'envoyer votre document via un lien de consultation, récupérer la donnée saisie & obtenir une signature non certifiée
Construire un modèle WebDoc
Un modèle WebDoc se base sur un modèle Gonexa Doc classique mais va intégrer des balises spécifiques pour la gestion des champs remplissables et de la signature
Pré-requis
⚠️ Assurez vous de contacter le support si les licences ne sont pas actives pour votre environnement.
- Avoir installé et paramétré Gonexa WebDoc
- Avoir créer un modèle de document Gonexa Doc
- Avoir au minimum la version "Nice" du Package (Juillet 2024)
Choix de la méthode d'envoi
- Rendez-vous sur le modèle de document concerné
- Choisissez la méthode d'envoi "WebDoc"
💡 Si la valeur "WebDoc" n'est pas affichée, veuillez ajouter manuellement à la liste de valeur “WebDoc” strictement dans le champs "Méthodes d'envoi possible" ou "Available sending methods"
Configurer l'envoi
- Depuis la configuration de votre modèle de document, accédez à l'onglet WebDoc, et cliquez sur le bouton Configurer dans le composant "Signataires"
- Copiez collez l'ID du modèle d'email dans le champ Modèle d'e-mail par défaut si vous ne l'avez pas renseigné dans le custom setting
⚠️ Le modèle d'e-mail doit être public et renseigné dans les custom setting, dans le modèle de document ou au niveau des flux
💡 Afin d'améliorer la livraison des e-mails d'envoi pour signature, veuillez autoriser le niveau d'accès à tous les e-mails depuis la configuration Salesforce, dans l'onglet Livraison.
- Cochez la case "Ordonnancer les destinataires" afin de défini un ordre de signature, pour que le second signataire ne reçoive l’e-mail de signature seulement après que le premier ai signé le document
Choisissez l’ordre des signataires : 1 étant le premier, 2 le deuxième etc…
- Cochez la case “Autoriser le refus de signature” afin de donner la possibilité aux signataires de refuser une signature et d’indiquer la raison du refus
Paramètres de l'ajout des destinataires
- Depuis la configuration de votre modèle de document, accédez à l'onglet WebDoc, et cliquez sur le bouton Configurer dans le composant "Signataires"
- Dans le composant Signataires, cliquez sur "Nouveau" pour ajouter un destinataire
- Renseignez les informations suivantes :
Type :
Fonction du destinataire pour l'identifier (ex : Client, Fournisseur, Partenaire,...)
Contact par défaut :
Le champ qui référence le contact par défaut
Filtre de recherche des contacts :
Permet de limiter la liste des contacts signataire
Exemple : Rechercher le contact sur les comptes de type Prospect
Account.Type = 'Prospect'
Filtre d'affichage des signataires :
Ce filtre permet de ne pas afficher le choix d'un type de destinataire dans le cas ou votre processus métier ne le demande pas.
Exemple : Afficher si la case Signature Fournisseur est cochée SignatureFournisseur__c = 'true'
Vous pouvez également faire une requête personnalisée afin par exemple, d'avoir uniquement les contacts du compte du devis
- Dans ce cas, on choisi “Requête personnalisée” dans le choix du filtre de recherche des contacts
- Puis on renseigne une requête SOQL imbriquée
Par exemple : AccountId IN (Select AccountId from Opportunity where Id = {recordid})
Ajout des balises de destinataires
- Accédez à votre modèle de document Gonexa Doc sur lequel placer le ou les destinataires
- Ouvrez l'Assistant via le bouton "Accéder aux balises"
- Cliquez sur le signataire voulu, puis copiez la balise de signature en cliquant sur “Signature” et collez la dans votre document à l'endroit souhaité
- Chargez ensuite le document dans Salesforce
Gestion de la taille de l'emplacement de signature
Depuis l’onglet WebDoc, rendez-vous dans le composant “Données à collecter” afin de retrouver les signatures ajoutées dans le document. Il est possible de personnaliser la taille de la signature avec la flèche en bout de ligne
- Sur le modèle de document, rendez-vous dans l’onglet WebDoc
- Dans “Données à collecter”, sur la balise de signature cliquez sur la flèche puis Modifier
- Choisissez la largeur et la hauteur de la signature, puis enregistrez
