Formation Initiale
Gonexa RF est la solution dédiée aux associations pour gérer l'intégralité du cycle de leurs reçus fiscaux.
Configuration de base
Cette configuration permet de créer, valider et annuler unitairement un reçu fiscal
Pré-requis
- Avoir souscrit à Gonexa RF
Veuillez contacter le service commercial le cas échéant.
Installation du package
Merci de vous reporter à la partie "Installation Gonexa Doc" puisque la configuration de base pour générer un document est commune entre Gonexa Doc et Gonexa RF
Attribuer les autorisations aux utilisateurs
- Attribuez les ensembles d'autorisations aux personnes necessaires
- Le "Gonexa RF Admin permission set" aux administrateurs qui vont configurer l'outil
- Le "Gonexa RF User permission set" aux utilisateurs qui vont créer les reçus fiscaux
- Attribuez les ensembles d'autorisations aux utilisateurs💡 En ce qui concerne les rôles, l’accès au modèle de document se gère via les paramètres de partages, qui sont par défaut à « privé » ce qui bloque l’accès au modèle, puisqu’aucune règle de partage n’a été crée à côté. Nous vous recommandons de passer le paramètre de partage de l’entité légale et de reçu fiscal à public lecture seule.
⚠️ Pensez également a ouvrir les droits de lecture / ecriture sur les champs utilisés dans vos modèles de document
Création d'une entité légale
- Depuis le lanceur d'application, accédez à l'objet Entité légale
- Créez autant d'entité légale que necessaire en cliquant sur Nouveau
{Nom} Ex. Comité International de la Croix Rouge
Année fiscale : {Année fiscale en cours} Ex. 2023
💡 Notez que la création de reçus dont la date de payement n'est pas égale a celle de l'année fiscale de l'entité légale associé sera impossible.
Rue : {Rue de l'entité légale}
Code postal : {Code postal de l'entité légale}
Ville : {Ville de l'entité légale}
Pays : {Pays de l'entité légale}
Logo : {Chargez le logo de l'entité légale}
Objet social : {Listez les activités exercées par l'association}
Signature : {Chargez l'image de la signature du président}
Préfixe numéro de reçus : {Ajoutez une partie fixe et une partie dynamique entre crochet} Ex. Croix Rouge-{AAAA}
Prochain numéro de reçu : {Ajoutez le chiffre de départ du reçu fiscal}
Longueur du numéro : {Renseignez le chiffre du numbre de numéro du reçu fiscal}
Configuration de l'entité légale
- Toujours depuis l’objet Entité légale que vous venez de créer. Accédez au bouton Nouveau (New) près de Configuration d’entité légale pour paramétrer le mapping de votre reçu fiscal.
- Nommez votre configuration
- Choisissez l'entité légale à associer à cette configuration
- Sélectionnez le modèle de document préalablement paramétré parmi la liste déroulante.
- Choisissez la configuration par défaut a appliquer et, depuis celle-ci, cochez la case "Configuration par défaut"
💡 Notez qu’une configuration par défaut est unique et obligatoire
Gonexa RF propose un mapping par défaut basé sur les champs du package NPSP Salesforce.
- Gardez le mapping proposé par défaut ou personnalisez-le selon votre modèle d'objet.
- Vérifiez la configuration du reçu et de ses lignes et cliquez sur Enregistrer
💡 La Configuration par défaut mise à votre disposition est basée sur l’objet Opportunity et va chercher les champs du reçu fiscal et du paiement : les lignes de reçu fiscal.
Si votre modèle de données l'impose, vous pouvez personnaliser votre propre mapping en choisissant les champs à renseigner dans votre reçu fiscal.
- La configuration par défaut ainsi validée personnalisez le Mapping de l'entête d'une part en cliquant sur le symbole Modifier dans la première étape.
- Choisissez l'objet Salesforce depuis lequel vous souhaitez créer le reçu fiscal, c'est à partir de celui-ci que vous reprendrez les champs pour le mapping du reçu fiscal.
Ex. Contact, Opportunité, Don__c... - Recherchez les champs disponible sur votre objet afin de définir les éléments du reçu fiscal : Informations sur le donateur entreprise ou particulier, et sur l'adresse du donateur.
💡 Laissez des champs vides s'ils ne sont pas à utiliser et remontez les relations de vos objets pour aller chercher des informations sur des look up.
- Enregistrez cette première étape.
- Accédez à la deuxième étape, en cliquant sur le symbole modifier près du mapping du reçu fiscal.
- Choisissez l'objet Salesforce depuis lequel vous souhaitez créer des objets enfants du reçu fiscal.
Ex. Payment - Recherchez les champs disponible sur votre objet afin de définir les éléments de montant des lignes du reçu fiscal
- Ajoutez des filtres si vous ne souhaitez pas afficher tous les éléments de votre don. Construisez le filtre en écrivant une condition SOQL.
Ex. statut__c = 'réglé' - Cliquez sur enregistrer.
⚠️ Veuillez à définir des champs du type escompté. Si un montant est attendu, seul un champ de type number doit être choisi, un champ date attend un champ de type date...
Ajout de l'action "Créer reçu fiscal"
- Depuis le Gestionnaire d’objet (object manager) de la configuration, accédez à l’objet depuis lequel vous souhaitez créer le reçu fiscal.
- Depuis l’onglet Boutons, liens et actions (Buttons, Links, and Actions) cliquez sur Nouvelle action (New Action)
Type : Lightning Web ComponentComposant
Web Lightning : gnx:gonexaQuickActionCreateTaxReceipt
Type d'étiquette standard : Aucun (None)
Etiquette (Label) : {Nom du bouton selon vos choix}
Nom (Name) : {Remplissage Automatique}
Description : {facultatif}Enregistrez
💡 Notez que cette action se base sur la Configuration d'entité légale par défaut, assurez-vous d'en avoir selectionné une auparavant.
- Ajoutez votre bouton à la présentation de page, depuis l’onglet Présentation de Page (Page Layout).
- Sélectionnez la présentation sur laquelle vous souhaitez déposer le bouton (Donation, Grant…) et glissez déposez-le.
- Enregistrez
Liste des reçus affichés depuis votre contexte
Vous pouvez créer un lien personnalisé sur le reçu fiscal vers votre objet principal de départ afin d’avoir un accès retour rapide sur votre contexte une fois le document généré à l’aide d’un flow.
- Depuis la Configuration Salesforce, accédez à Manager d'objet (Object Manager)
- Depuis votre objet principal, depuis lequel vous créez le reçu fiscal, créer un nouveau champ de type Relation de recherche (Look-up) vers le reçu fiscal
- Déposez-le sur votre page
- Depuis la Configuration Salesforce, accédez à flux (flows)
- Créez un flux déclenché par la création d'un engistrement depuis l'objet Reçu fiscal (gnx_Tax_Receipt__c)
- Optimisez les flux pour les "Actions et enregistements associés"
- Ajoutez un élément de Mise à jour d'enregistrement
- Nommez-le à votre convenance
- Dans le choix de recherche des enregistrements, sélectionnez Utiliser "Utiliser l'enregistrement reçu fiscal qui a déclenché le flux"
- Définissez les conditions de déclenchement sur aucunes
- Définir les valeurs de champ de Reçu Fiscal Enregistrement sur Don__c avec la valeur Id contexte du reçu fiscal : $Record > Id du contexte
- Enregistrez et activez
Valider le reçu fiscal
Validez le reçu fiscal manuellement en passant son statut de brouillon à validé, afin de bloquer la modification et de créer un numéro de reçu fiscal en toute légalité.
- Depuis le reçu fiscal, changez le statut de brouillon à valider
- Un numéro de reçu fiscal va ainsi se créer et la modification des éléments est désormais bloquée
- Votre utilisateur devra annuler le reçu fiscal s'il veut lui apporter des modifications
Annuler reçu fiscal
Créez et déposez l'action d'annulation d'un reçu fiscal.
- Depuis le Gestionnaire d’objet (object manager) de la Configuration, accédez à l’objet depuis lequel vous souhaitez créer le reçu fiscal.
- Depuis l’onglet Bouttons, liens et actions (Buttons, Links, and Actions) cliquez sur Nouvelle action (New Action)
Type : Lightning Web
ComponentComposant Web Lightning : gnx:gonexaQuickActionCancellationTaxReceipt
Type d'étiquette standard : Aucun (None)
Etiquette (Label) : {Nom du bouton selon vos choix}
Nom (Name) : {Remplissage Automatique}
Description : {facultatif}Enregistrez. - Ajoutez votre bouton à la présentation de page, depuis l’onglet Présentation de Page (Page Layout).
- Sélectionnez la présentation sur laquelle vous souhaitez déposer le bouton (Donation, Grant…) et glissez déposez-le.
- Enregistrez
Générez un reçu fiscal
Reportez vous au module Gonexa Doc de Gonexa University pour construire votre modèle de document et déposer l'action de génération sur la page.
Récupérez le modèle de reçu fiscal Gonexa pré-conçu depuis notre site web.
- Notez qu’un reçu fiscal doit contenir les informations légales suivantes :
Les coordonnées de l’association émettrice
Le numéro d’ordre unique du reçu fiscal, cette numérotation doit être unique pour chacun des donateurs (deux numérotations peuvent co-exister si l’association émet des reçus via la plateforme de dons HelloAsso, mais aussi en hors ligne. Attention toutefois à ne pas utiliser le même système de numérotation), = une formule suite de chiffre unique
L’organisme bénéficiaire (dénomination, adresse, objet, qualité…)Le donateur (identité et coordonnées)
Le montant de la somme versée en chiffres et en lettres (pour les reçus fiscaux édités sur ordinateur, vous n’avez qu’à encadrer la somme versée par des astérisques : ***10 Euros***)
La date de versement
La modalité de versement du don
La signature de la personne habilitée à encaisser le versement - Enregistrez votre document et chargez-le.
Mettre en production et envoyer par e mail
Afin de valider nos tests, mettez en production l'entité légale
- Accédez à l'entité légale
- Cliquez sur mettre en production et validez
Utilisez le standard Salesforce pour envoyer un e mail et placer en pièce jointe le document généré.
Lorsque tous vos donateurs auront reçus leurs reçus fiscaux, clôturez l'année fiscale pour passer à la suivante
- Accédez à l'entité légale
- Cliquez sur Cloturer l'année fiscale
- L'année fiscale de l'entité légale passera automatiquement à N+1 et la création de RF pour l'année précédente sera bloquée